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会计档案管理制度8篇

2024-05-15 20:09:12综合

会计档案管理制度8篇

  下面是范文网小编收集的会计档案管理制度8篇,供大家参阅。

会计档案管理制度8篇

会计档案管理制度1

  一、会计档案范围

  按国家《会计档案管理办法》规定的范围执行。

  二、会计档案整理

  公司形成的会计档案,由会计部门按照档案管理的要求,整理、装订成册并由装订人员登记保管清册。

  1、会计凭证每月进行整理装订,封面所列项目要填写齐全。

  2、年终打印输出全年各类帐簿,整理装订成册,编写页码,填写目录,封皮所列项目要注明单位名称、年度、帐目名称、单位负责人、会计负责人、装订人等。

  3、会计报表年终按月排序装订成册,封面所列项目要填写齐全。

  4、其它会计核算资料应分类整理,加封面装订成册。

  5、按年度编制会计档案清单。内容包括:会计档案名称、数量、号码和会计档案移交人、保管人。

  三、会计档案保管

  1、实行专人管理。会计凭证、会计账簿、会计报表由会计部指定专人负责保管,电子帐套备份由财务部经理负责保管。

  2、财务档案开放部分为上年和本年,超过两年的财务档案全部封存。

  3、电脑财务帐套开放部分为上年和本年,超过两年的财务帐套加密封存。密码由财务部经理保存。

  4、会计档案专管人员必须严格执行保密制度,保证会计档案的安全,严防毁损、散失和泄密。

  5、更换会计档案专管人员时应按规定办理会计档案管理工作交接手续。

  6、严禁将会计档案带出公司,对于须将会计档案带出公司查阅的,必须经主管财务的'副总经理批准。

  四、会计档案查阅

  1、严格会计信息、会计档案的保密制度,除经主管财务的副总经理批准外,任何部门和个人不得向其他单位或个人提供公司财务会计信息,或借阅会计档案。有违反者按公司保密制度管理办法处理,严重者追究法律责任。

  2、除国家规定的外,会计档案不对外借阅,如遇特殊情况,外部单位需查阅会计档案,或需要复制、翻录、抄录等,必须经主管财务副总经理批准,并做好详细的登记。

  3、两年以上的财务档案查阅须经主管财务的副总批准,并做好详细的登记。

  4、会计档案在查阅过程中,不许在会计档案上做任何记录、勾、划和涂改,拆散原卷册,更不能抽撤单据。

  五、会计档案销毁

  1、会计档案按国家《会计档案管理办法》规定的保管期限进行保存,任何人不得随意销毁。

  2、会计档案保管期满,需销毁时,由财务部经理提出销毁意见,会同总经办共同鉴定,编造会计档案销毁清册,由公司总经理批准后销毁。

  3、对于未了结债权债务的会计档案,应另行立卷建档,由会计档案保管人员保管到结清为止。

会计档案管理制度2

  一、总则

  为加强公司会计档案的科学管理,特制定本办法。

  二、会计档案的界定和主管

  会计档案是指公司会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算材料。

  财务部为会计档案主管部门。

  财务部建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度。

  公司接受上级财政机关和档案业务机关的业务指导、监督与检查。

  三、会计档案管理

  财务部对每年形成的会计档案,按照归档的要求,负责整理立卷或装订成册。当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部保管1年。期满后原则上编造清册移交公司档案部门。

  档案部门接受保管的会计档案,原则应当保持原卷册的封装;个别需拆封重新整理的,会同财务部和经办人共同拆封整理,以分清责任。

  会计档案应妥善保管、存放有序、查找方便,严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。

  公司内查阅会计档案要按规定办理手续。上级机关或外单位需要查阅的,要经公司领导批准,且派专人陪同阅看;原件不得借出。

  下属单位(分、子公司)撤并,会计档案应随同转移到上级控股公司或指定部门,并办理好交接手续。

  各种会计杰案的保管期限,可分人永久、定期二类,详见会计档案保管期限表。保管期限从会计年度终了后的.第一天起算。

  会计档案保管期满,需要销毁的,由公司档案或财务部提出销毁意见,并严格审查,编造会计档案销毁清册,报经主管批准后销毁。对尚未了结的债权、债务和法律纠纷涉及的原始资料,应单独抽出、另行立卷,直至案件结束为止。

  由财务和档案部门共同派员监销。会计档案销毁前,监销人应认真清点核对:销毁后在销毁清册上签名,并将监销情况上报有关领导。

  四、附则

  本办法由财务部会同档案部门解释、执行,经总经理批准颁行。

会计档案管理制度3

  一、会计档案是指会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算专业材料。

  二、财务科的全部会计档案,由财务科长指定专人负责整理,装订成册,第二年六月底前移交院档案室保管。

  三、会计档案的存放要做到有专橱,科学管理查找方便。

  四、会计档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管的`期限为五年、十五年、二十五年三种,期限从会计年度终了后的第一年算起。

  五、会计档案的保管要严格保守经济秘密,原则上不得借出,如有特殊需要,须经财务科负责人批准,并限期归还。

  六、严格执行会计档案保管期限规定,对不超过保管期限的一定要妥善保管,对超过保管期限的也一定要按规定报批后,方可销毁。

会计档案管理制度4

  一、总则

  会计档案是经济活动的历史记录,是总结经验教训进行决策所需的重要资料,也是检查各种责任事故的重要依据。为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本校实际情况,制定本制度。

  二、会计档案管理部门

  1、学校财务部门负责会计档案工作的指导、监督和检查。经财务处领导研究决定,学校财务处会计档案的具体管理工作由财务处办室负责,财务处办公室档案管理员负责会计档案和相关材料的保管。档案室要具备防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

  2、档案管理员要做到会计档案存放有序,查找方便,安全保管,不得封包封存,随意堆放,严防毁损,散失和泄密。

  三、会计档案归档的范围

  1、会计凭证包括原始凭证、记账凭证;

  2、会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

  3、财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

  4、其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

  采用电子计算机进行会计核算的,应当保存打印出的纸质会计档案,具备保存条件的.,应同时将光盘、磁盘、磁带等作为会计档案保存。

  四、会计档案的整理

  财务处档案管理员按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

  1、会计凭证。

  (1)按年立卷:每年将装订成册的凭证,统一登记案卷目录,按每月立卷一份。

  (2)分散装订:根据凭证的多少,分散装订,做到整齐、牢固、美观。

  (3)装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

  2、会计账簿。

  各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其它均需整理妥善保管。

  (1)会计账簿的装订顺序:

  会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

  (2)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角,掉页现象。

  (3)账簿装订的封口处,应加盖装订人印章。

  (4)装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号。

  (5)会计账簿的编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。

  3、会计报表。

  会计报表编制完成并按时报送后,留存报表均应按月装订成册,年度终了统一归档保管。

  五、会计档案归档保管和移交

  当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由财务处各科室会计档案临时保管一个月,再移交财务处档案员保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经财务处长同意。财务处临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

  1、财务处各科室每年形成的会计档案都应财务处档案管理员按归档要求装订成册,整理立卷,编制会计档案案卷目录。

  2、一月之内的会计档案暂由财务处科室保管(每月要向财务处档案管理员交案卷目录一份),期满一月的会计档案、应由财务处各科室移交清册交财务处办公室统一保管,财务处档案管理员按期点收,财务处各科室可以自留一份档案目录和移交清册。

  3、移交会计档案要有主管领导参加,清点后由主管领导及交接三方在移交清册上签名盖章。

  4、单位之间交接会计档案的交接双方,应当办理会计档案交接手续。

  5、财务处档案管理员对所保管的会计档案应建立“会计档案保管清册”,并负责登记。

  6、财务处档案管理员接受保管的会计档案,原则上应保持原册卷的装封,如需拆封重新整理的,应会同原财会人员共同拆封整理,以分清责任。

  7、会计档案一经归档,其保管、借阅、销毁均有财务处按档案管理办法执行。

  8、会计档案的清点和检查要每年进行一次,检查档案完整、借阅情况及安排情况,以及保管期满应处理的档案,发现问题应及时采取措施进行处理。

  9、各种会计档案的保管期限要按规定执行。

  六、会计档案的调阅

  1、因工作需要调阅会计档案时,本单位人员须经会计主管人员同意,外单位人员要有正式介绍信,同时要经本单位处长及单位领导批准。无论本单位人员还是外单位人员,调阅会计档案必须填写会计档案调阅登记薄,要详细登记调阅日期,调阅人员的姓名和工作单位,调阅理由、数量、内容、归期等。审批人必须在借阅登记薄上签名。

  2、查阅会计档案人员不得私自在会计档案上勾、划,不得私自拆散原卷册,不得抽取更换,否则承担法律责任。

  3、调阅人员一般不得将会计档案携带外出,需要复制的要经过本单位处长或校长批准方可复印,复印件必须加盖我校公章方能生效。

  4、经批准借阅的会计档案,应限定归还的期限,并由会计档案管理人员按期收回。

  七、各种会计档案保管期限

  会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

  八、会计档案的销毁

  1、财务处编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

  2、单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

  3、财务处负责组织会计档案销毁工作,并与有关单位共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

  电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由财务处和有关单位共同派员监销。

  九、附则

  1、本制度自20xx年3月1日之日起实施,未涉及情况按国家有关规定处理。

  2、附表:财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表。

会计档案管理制度5

  第一章总则第一条为进一步加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,根据中国人民银行《银行会计基本规范指导意见》、《银行会计档案管理办法》和《江苏省农村信用社会计档案管理办法》,结合我市农村信用社实际情况,特制定本细则。

  第二条本细则所指会计档案是农村信用社在业务经营和财务活动中形成的会计记录和重要史料,是金融档案的重要组成部分。

  第三条联社财务会计部门负责辖内农村信用社会计档案的日常检查和管理,建立健全会计档案的归档、保管、查阅、交接、销毁和保密制度。接受省联社会计档案工作的指导、监督和检查。第二章会计档案的分类

  第四条会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。

  ㈠会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;

  ㈡会计账簿类:总账、各种分户明细账、日记账、固定资产卡片账、低值易耗品管理账、附注账簿、其他账簿;

  ㈢财务会计报告类:月度、季度、年度财务会计报告、余额表、附表、附注及文字说明;㈣其他类:银行对账单、各种登记簿、会计档案移交(保管、销毁)清册、机构撤销(合并)交接清册、房屋购建的契据、计算机运行日志、客户挂失申请书、联行查询、查复书等。第三章会计档案的归档

  第五条会计档案应整理立卷,装订成册,按照保管期限、类别和形成时间进行分类,编制会计档案保管登记簿,以便查阅。采用非纸介质存储会计档案的,应能满足阅读及打印要求。

  第六条会计档案归档的基本要求:

  ㈠分类组卷。

  会计档案立卷应采用“年度/保管期限/档案类别”的分类方法。即先将同一年度形成的会计档案按照保管期限分类,再将同一期限的报表、账簿、凭证等按类分开组卷并形成分类索引。 ㈡整理与装订

  1、会计凭证的整理与装订。凭证按日整理装订。凭证整理应按照科目顺序排列,同科目按照先现金后转账顺序排列,现金传票按照收付顺序排列,转账传票按照借贷顺序排列,表外科目按照收付顺序排列。凭证过少的可将同一月份若干日凭证(不得超过5日)按日顺序合并装订,并用封面隔开;凭证过多的'可分若干册装订。装订成册的凭证应在传票封面上填明要素,编写顺序号,注明日期、保管期限及档案号,由装订人员和会计主管人员在加封处签章。

  2、会计账簿的整理与装订。总账按月分科目顺序整理装订,分户账将电脑打印分户账和手工记载分户账分开装订,分户账分科目、账号按年整理装订。在年度中间更换或结清的账页,应按照账号顺序分科目妥善保管,待年度终了统一整理装订。账页过多可分册整理装订。整理装订成册的账页,要填写“账首”和“账页目录”,另加封面、封底,在装订处加封并登记封面,注明名称、年度、保管期限、档案号,由装订人员和会计主管人员在加封处签章。

  3、会计报表的整理与装订。按日打印的报表按月分类整理装订,按月、按季打印的资料以及结息和其他资料按年分类整理装订,另加封面、封底,在装订处加封,登记封面,注明名称、年度、保管期限、档案号,由装订人员和会计主管人员在加封处签章。

  4、不需连续记载的各种登记簿应根据类别、使用年度和保管期限,统一编列档案号,作为相关年度的会计档案归档。连续记载的登记簿应按启用时间顺序编号,作为永久性档案统一编号归档。

  ㈢保存会计档案资料的磁盘或其他介质,也应按照档案资料的“年度/保管期限/类别”加以分

  类、编号、张贴标签并加装介质封套,注明档案资料名称、年度、保管期限及档案号,由经办人员在标签及介质封套上签章。

  ㈣会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。原始凭证、票据、合同、股金证等具有法律效力的资料,应保存纸质档案。

  ㈤其他会计档案的整理与装订,按有关规定执行。第四章会计档案的保管

  第七条各单位当年形成的会计档案,在会计年度终了后应及时收集整理归档保管。主管会计为兼职会计档案管理员。档案室应达到“五防”、“五无”的标准,即:防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物;无火患、无虫蛀、无霉烂、无鼠咬、无失窃。磁介质档案保管应具备防磁条件,每年翻录一次,实行双备份异地分别保管。磁介质档案应打印出书面档案装订保管。档案室应按规定建立健全各类会计档案管理登记簿。

  第八条会计档案的保管期限分为3年、5年、15年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年1月1日算起,可以延长,但不能缩短。

  同一介质上有不同保管期限会计档案的,应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保管的,至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。

  第九条存款人开设的银行结算账户管理资料、会计电子化系统开发和修改的文档资料应作为会计档案进行管理。银行结算账户管理资料保管期限为该账户销户后10年,会计电子化系统开发和修改的文档资料保管期限为该系统停止使用或重大修改后5年。

  第十条会计档案管理人员应按照档案保管期限对会计档案分类管理,逐项编号、登记,并及时入库(柜)保管,确保会计档案的完整无缺。信用分社、储蓄所、联站的会计档案纳入管辖信用社整理保管。会计档案管理人员调动需办理交接手续。出纳人员不得兼管会计档案。第十一条会计档案管理人员要定期检查会计档案,及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其它技术处理。

  第十二条辖内分支机构关闭、撤销、合并,所有会计档案移交接受社保管。

  第十三条会计档案交接要编制移交清册,交接双方负责清点核对,双方负责人、监交人在交接后签章确认,监交人员由联社财务会计部门指派。涉及机构合并、关闭、撤销的档案交接,应经联社稽核部门核对;分社、储蓄所、联站保管的会计档案,在会计年度终了后应移交管辖信用社统一保管。第五章会计档案的调(查)阅

  第十四条严格遵守会计档案调(查)阅登记制度,防止会计档案丢失和泄密。

  内部查阅会计档案,应由查阅人提出申请,经联社财务会计部门及分管领导批准后方可查阅。采用网络形式查阅的,应严格执行有关控制制度。法律、法规授权部门调(查)阅会计档案时,应持有效证件和县以上主管部门的正式公函(文件),经联社主任或其授权人批准后,在档案管理员陪同下调(查)阅。

  调(查)阅人可以抄录、照相、复印或复制,但不得涂改、圈划会计档案,不得将会计档案拆封和借出。档案管理员应对调调(查)阅情况进行记录,并由调(查)阅人签字确认。调(查)阅会计档案的申请及公函应由经办人员和会计人员共同签章,专门保管,以备查考。

  第六章会计档案的销毁

  第十五条保管期限届满的会计档案,按照下列程序销毁:

  ㈠在联社财务会计部门监督下,编制会计档案销毁清册;

  ㈡联社主任在会计档案销毁清册上签署意见;

  ㈢联社稽核部门清查、核对会计档案销毁清册;

  ㈣报请省联社财务会计部门审批(销毁清册、稽核部门意见、联社主任意见作为附件);㈤由省联社财务会计部门、本联社财务会计部门、稽核部门和相关单位共同派人现场监销,并在销毁清册上签章确认。

  会计档案销毁清册应注明要销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止时间、档案号、应保管

  期限、已保管期限、销毁时间等内容;对会计凭证及附件要详细抄列凭证记载主要事项;采用磁盘或其他介质保存的会计档案,还应注明保存介质的档案编号、名称等内容。

  销毁会计档案时,应将档案信息与其保存介质一同销毁。对销毁用磁盘或其他介质保存的会计档案,应会同有关技术人员共同进行。

  第十六条保管期限届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料,不得销毁,应单独保管到未了事项完结为止。第七章罚则

  第十七条会计档案必须妥善保管、有序存放、方便查阅、定期修复,防止会计档案毁损、散失、泄密。对违反会计档案管理规定并造成严重后果的,按照有关法律、法规及处罚办法追究相关人员责任。

会计档案管理制度6

  1.会计档案是国家档案的重要组成部门,也是学校的重要档案之一,它是记录和反映经济业务的.主要史料的证据,学校必须切实地把会计档案管好。

  2.各单位的会计凭证、会计账薄、会计报表和其它会计资料应建立档案,妥善保管,。

  3.学校每年形成的会计档案,都应由财务会计部门按照档案管理的要求,负责整理立卷或装订成册,当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由单位财务部门保管一年,期满之后,原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管,不得自行封包保存。

  4.会计档案保管期满,需要销毁时,由本单位档案部门提出销毁意见,会同财务会计部门共同鉴定,严格审查,编造会计档案销毁清册,报单位领导及上级主管部门批准后销毁。

  5.按规定销毁会计档案时,应由档案部门和财务会计部门共同派员监销,也可请主管部门参与监销。

  6.监销人在销毁会计档案以前,应当认真进行清点核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章,并将情况报告本单位领导。

会计档案管理制度7

  1.目的:会计档案是档案的重要组成部分,是记录和反映经济业务的重要史料和证据。为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,现根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定,制定本办法。

  2.适用范围:本规定适用于公司及分子公司。

  3.会计档案管理体系

  3.1公司档案室、财务部及各独立核算单位档案室应当依照本办法管理会计档案。

  3.2公司总经办、财务部共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

  3.3各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。

  4.会计档案范围

  4.1会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

  4.2会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证。

  4.3会计帐薄类:总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐薄,其他会计帐薄。

  4.4财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。

  4.5财会电算化档案:主要是存储会计数据和程序的磁盘或光盘及其它存储介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其它会计资料。

  4.6其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,物资盘存表,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册等。

  5.各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。

  5.1当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

  5.2移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。

  6.会计档案不得自行借出。

  6.1如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供会计资料的查阅或复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。涉及司法案件需查阅、复印财会资料时,应事前由公司总经办批准。

  6.2各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

  7.会计档案的保管期

  7.1分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、20xx年、20xx年、25年5类(会计档案保管期限表附后)。

  7.2会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

  7.3本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

  7.4各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,可以比照类似的保管期限办理。

  8.会计档案的销毁

  8.1保管期满的会计档案,除本办法规定不得销毁的情形外,可以按照以下程序销毁:

  8.1.1由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;

  8.1.2单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见;

  8.1.3销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销;

  8.1.4监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。

  8.2保管期满但未结清的债权原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的.会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

  8.3正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。

  9.会计档案的管理

  9.1采用电子计算机进行核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。

  9.2单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当由终止单位的业务主管公司或财产所有者代管或移交有关档案代管。法律、行政法规规定的,从其规定。

  9.3单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原机构代管,各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。

  9.4单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。

  9.5单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应由原各单位保管。

  9.6在建设项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后移交建设项目的接受单位,并按规定办理交接手续。

  9.7单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交接手续。

  9.7.1移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容;

  9.7.2交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

  9.8预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。

  10.附则:

  10.1本制度由公司财务部负责解释。

  10.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

  10.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。

会计档案管理制度8

  1.目的

  为加强财务管理水平,规范财务档案管理工作,提高财务部工作效率,配合公司整体经营运作,特制定本制度。

  2.适用范围本制度适用于公司总部。

  3.术语和定义

  3.1财务档案:财务档案是专业档案的一种,它是经济活动的历史记录和经济效果的综合反映,也是开展经济活动、进行经济分析研究的重要依据和参考资料。

  3.2原始凭证:原始凭证是在经济业务发生时,由业务经办人员直接取得或者填制,用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。

  3.3记账凭证;记账凭证是对经济业务按其性质加以归类,确定会计分录,并据以登记会计账薄的凭证。

  3.4会计账簿:是指以会计凭证为依据,全面、连续地记录一个单位的经济业务,对大量分散的数据或资料进行归类整理,逐步加工成有用会计信息的簿籍。

  3.5财务报告:指用来反映会计实体的财务状况和经营成果的总结性书面文件。

  4.职责无

  5.工作要求

  5.1财务档案的分类。分为会计核算档案、财务管理档案及其他档案资料。

  5.1.1会计核算档案

  5.1.1.1会计凭证:包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。

  5.1.1.2会计帐簿:包括日记帐、明细帐、总帐、各种辅助帐。

  5.1.1.3财务报告:包括会计报表、附表以及财务情况说明书等,会计报表包括月、季、年度会计报表及附注。

  5.1.1.4会计电算化资料:包括历年财务帐簿的刻录光盘和磁带等。 5.1.2财务管理档案

  5.1.2.1预算资料:包括公司总部及下属公司编制和上报的季度、半年度、年度预算及预算执行情况表以及公司各职能部门年度费用预算表。

  5.1.2.2财务分析报告:包括公司总部及下属公司编制和上报的季度、半年度、年度财务分析报告。

  5.1.2.3投资分析报告:是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的项目投资分析报告。

  5.1.2.4财务制度文本:包括由公司财务部制订并经由公司董事会或行政办公会议通过的各类财务制度文本以及由下属公司根据公司财务部指导要求制订并经由下属公司董事会通过的各类财务制度文本。

  5.1.2.5会议纪要:包括经由相关领导审阅并签字认定的财务例会会议纪要、税收筹划小组会议纪要以及其他各类专题会议纪要。

  5.1.3其他档案资料

  5.1.3.1合同文件:包括银行贷款合同及相关董事会决议、财产保险合同及其他与财务相关的各类经济合同。

  5.1.3.2下属公司上报的报告:包括资金申请报告、调整预算报告等各类相关报告。

  5.1.3.3其他:包括查帐报告、验资报告、利润分配方案、董事会决议、章程、公司基础资料、财务部发文等与公司财务活动有关的各类档案资料。 5.2档案管理工作5.2.1档案的收集、归档

  5.2.1.1财务档案要分类进行收集、归档,并对归档档案进行编号,填制“财务档案保管清册”,由财务档案经管人负责登记。

  5.2.1.2会计核算档案严格按照《会计档案管理办法》所规定的.定期收集、整理归档,做到资料完整、安全保密、入档及时、存入有序。

  5.2.1.3部门及各下属公司编制和上报的预算资料、财务分析报告以及各下属公

  司提交财务部的各类请示报告应在确认加盖相关公司公章及相关领导签字后进行归档。

  5.2.1.4投资分析报告、会议纪要等由财务人员编制的文件须在相关领导审阅并签字后进行归档。

  5.2.1.5银行借款合同、财产保险合同等与财务活动相关的经济合同须确认合同双方法人代表在合同上签字并加盖公章,并贴加足额印花税后进行归档,须董事会通过的重大合同还需附加相关董事会决议。

  5.2.1.6财务制度文本、公司章程文本以及财务部下发各类文件应该在加盖公司公章或财务部门印章后归档,并附加相关文件流转单及领导审批意见和相关董事会决议。

  5.2.1.7其他档案的归档参照《档案管理办法》,达到归档条件后归档。 5.2.1.8应移交档案室归档的档案文件在留存副本或复印件归档后移交档案室。 5.2.2财务档案的保管

  5.2.2.1加强对财务档案的保管,建立财务(会计)档案柜,档案柜必须经久耐用,牢固安全。

  5.2.2.2财务档案应设立专门地点保管,并按其种类、归档时间、编号等要素分柜存放。

  5.2.2.3对财务档案的保管实施统一管理,财务部设置兼职档案管理员岗位,负责已立卷登记的财务档案的保管工作。

  5.2.2.4档案存放地点应注意防火、防潮、防污、防窃、防蛀。

  5.2.2.5会计核算档案严格按照《会计档案管理办法》所规定的期限保存,其他财务档案都为永久性保存档案。

  5.2.2.6会计档案的清点和检查要每年进行一次,检查档案完整、借阅情况及安排情况,以及保管期满应处理的档案,发现问题应及时采取措施进行处理。 5.2.3财务档案的调阅

  5.2.3.1财务人员因工作需要调阅财务档案时,必须按顺序及时归还原处。 5.2.3.2本公司其他人员调阅财务档案,要经财务部总经理同意;外单位人员调阅财务档案要有加盖单位公章的申请书,经财务部总经理审核后报公司总裁批准。

  5.2.3.3会计档案原件原则上不得外借,若有特殊情况需要外借,则外借最长期限不得超过三天。

  5.2.3.4调阅财务档案须填写“财务档案调阅登记簿”,需要复印的要经财务部总经理同意并进行登记,查阅过程中档案管理人员不得离开现场。

  5.2.3.4调阅人员不得在案卷中勾、划、涂、抹,不得抄录与调阅无关的内容。

  5.2.4财务档案的销毁

  5.2.4.1对保管期满的财务档案,应由财务部门提出销毁意见会同档案管理部门共同鉴定,严格审查,对按规定可以销毁的档案,应编造“会计档案销毁清册”,经领导审查批准后销毁,档案销毁时应由财会部门和档案部门共同派员监销,监销人员在销毁档案之前应认真进行清点核对,并在销毁清册上签名盖章,销毁清册一式二份,分别由档案、财会部门保留。

  5.3附则

  5.3.1下属公司可根据本制度和其他有关规定,结合各自具体情况,制定相应财务档案管理制度;

  5.3.2本制度由财务部制定并负责解释;

  5.3.3本制度经行政办公会审议通过后实施。

  6.支持性文件

  6.1《会计档案管理办法》

  7.相关记录及表格无