大型会议接待方案
【简介】下面是会员“uutjg3”收集的大型会议接待方案（共6篇），供大家参考。
大型会议接待方案范文
会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。
方案一：
一、会前
1、与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。
2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。
3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
4、确定方案，签订合同，预付定金。
二、会中
1、会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
3、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
5、会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。
6、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
7、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8、会议服务：会议代表合影留念、为代表提供服务及相关服务。
三、会后
1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。
2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。
3、合影：会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。
方案二：
一、会前准备工作
1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。
2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。
4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。
6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。
(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。
(2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。
(3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。
(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。
(5)摆放适宜花卉。
7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
二、会务组织与服务工作
1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。
2、搞好会议签到、材料分发。
3、落实主席台领导、发言人是否到齐。
4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。
5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。
6、做好会议纪录，写好会议简报。
7、组织照相。
8、为与会人员预订车、船、机票等。
三、会议善后工作
1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。
2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。
3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。
4、做好会议报道工作。
2015大型会议接待方案
第1篇：大型会议接待方案
（一）会议接待方案的含义
会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。
（二）会议接待方案的基本内容
1．接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。
2．接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。
3．接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。
4．接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。5．接待日程。写明各项接待活动的日程安排。
6．接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。
7．接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。第2篇：大型会议接待方案
一、会前准备工作
1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。
2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。
4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。
6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。
(2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。
(3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。(5)摆放适宜花卉。
7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
二、会务组织与服务工作
1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。
2、搞好会议签到、材料分发。
3、落实主席台领导、发言人是否到齐。
4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。
5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。
6、做好会议纪录，写好会议简报。
7、组织照相。
8、为与会人员预订车、船、机票等。
三、会议善后工作
1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。
2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。
3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。
4、做好会议报道工作。第3篇：大型会议接待方案 一． 会前
1． 与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。
2． 提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。
3． 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
4． 确定方案，签订合同，预付定金。二． 会中
1． 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2． 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
3． 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4． 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
5． 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。
6． 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
7． 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。8． 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。三． 会后
1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。
2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。
3、合影：会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。
第4篇：大型会议接待方案
根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。首先是会议的筹备工作。
●根据会议规模，确定接待规格。●发放会议通知和会议日程。
会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。
会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。●选择会场。
选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准： 第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。” 第二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。
第三：附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为“上次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则，可能会造成损失。
第四：要有停车场。现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。●会场的布置。
会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。
一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法： ①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。
②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。
③教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。●准备会议资料。
会务组应该准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。会议前的接待礼仪。●会前检查。
这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。●提前进入接待岗位。
接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。
①签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。
③接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。会议中的服务礼仪
会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。●倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为期天茶水。到谁是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能因在北口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖，右手吃水户，将热开水准确倒入杯里，不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。
●其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。如，会议进行第一项：全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。又如，大会宣布办法荣誉证书，组织人员应迅速将受奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来，另有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练，避免会场上出现混乱。
如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者注意力。
●做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。会后服务
会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。
●组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。
●送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。
●清理会议文件 ①根据保密原则，回收有关文件资料。②整理会议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结 举例会议接待方案
为成功圆满接待“×××”，按照贵公司的要求，河南康辉国际旅行社特拟定以下方案，请指正、修改。
原则：河南康辉国际旅行社本着“热情、周到、安全、卫生、快捷”的宗旨确保圆满完成任务。
一、接待前准备：
1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具（火车/飞机），落实接站车辆车次，接站人员。
2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。
3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点。
二、接站：
根据客人具体抵达时间，提前半小时抵达（火车站/机场）。举牌接到客人后安全、迅速的将客人及行李安全送达指定的酒店。为客人办理好入住手续，并让客人及时了解到酒店的基本情况和注意事项。
三、旅游及行程的安排：
1、导游要求：
知识丰富，技能技巧熟练，语言生动，具有较高的导游业务知识和讲解、服务水平、实践经验丰富。
2、车辆要求：
安排专业旅游车队的空调旅游车，车况好、干净，设备齐全。安排多年驾驶经验专业的司机，确保客人安全。
四、旅游保险：
确保此次旅游活动的安全顺利，我社可代办每位旅游投保10万元旅游人身意外伤害险。
五、会议日程安排：（略）
大型会议接待方案
为有力保证事情或工作开展的水平质量，常常要根据具体情况预先制定方案，方案是从目的、要求、方式、方法、进度等都部署具体、周密，并有很强可操作性的计划。那么应当如何制定方案呢？以下是帮大家整理的大型会议接待方案，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
大型会议接待方案1一、会前准备工作
1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。
2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。
4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。
6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。
(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。
(2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。
(3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。
(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。
(5)摆放适宜花卉。
7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
二、会务组织与服务工作
1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。
2、搞好会议签到、材料分发。
3、落实主席台领导、发言人是否到齐。
4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。
5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。
6、做好会议纪录，写好会议简报。
7、组织照相。
8、为与会人员预订车、船、机票等。
三、会议善后工作
1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。
2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。
3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。
4、做好会议报道工作。
大型会议接待方案2会议策划简介：
1、提供多家大酒店由您选择，价格优惠。
2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和布置（会场内外气氛的渲染和烘托，横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等）以及各种设备的摆放。
3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。
4、礼品策划、设计、样品提供和制作。
5、设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。
6、翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。
7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。
8、提供会议所需各类信息。
9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。
10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及vcd的制作等
11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单，根据要求进行调整，协助选择和推荐不同的用餐地点。
12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。
13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线，并根据参会人员的喜好，协助安排各种休闲活动。
14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。
会议接待程序：
1、我们倡导商务会议的全新概念，积极为合作客户提供效、优质、周到的服务，可以根据客户需求，灵活安排会议规模、费用，提供活动整体策划方案，以便为客户提供不同规模、档次的商务会议服务设施。
2、我们还提供会议举办地的交通、气候、商务环境等一系列资询信息供客户选择，为客户提供商务会议期间全部的会务用品及会议现场布置，为客户提供相应的媒体支持。
3、会议期间，会根据客户的需求，在会议举办地进行媒体宣传，灵活操作，使商务会议期间的娱乐休闲活动具有鲜明特色。
4、我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场地点，并提前为您预约。
5、我们将为您提当地大酒店3—7优惠价格的预定服务，并完全考虑您的要求，为您推荐适合您需要的酒店以及楼层。
6、我们拥有雄厚的办会实力、丰富的办会经验及训练有素的专业会务人员，与各酒店都有协议关系，可按客户的不同要求提供规范、经济的会议策划及筹办工作。
大型会议接待方案3为确保各项会议接待工作的顺利进行，特拟定方案如下：
一、会议主题：待定
二、会议时间：20xx年6月7日星期四9：00-16：00
三、会议地点：淄博汇科机电设备有限公司二楼会议室
四、参会人数：35人左右
五、环境布置：
(一)会场外区域布置：悬挂横幅，表示对各位参会的企业家的热烈欢迎。
(二)会场内区域布置：
1、购置白板，准备好相应的办公文具等。
2、把原来的围桌撤掉，放进大约40张椅子，供与会人员就做。(必要时可以给领导安排座椅，座椅上贴有领导的名字，以便对号入座)
3、需饮水机一台，以便于与会人员休息时饮水。
六、人员配置：
(一)会前布置：人员于8：40左右安排就位，公司一楼门前设接待人员一名，二楼会议室门前设接待一名。
(二)会中布置：安排三名我公司员工，进行会中服务，一名服务人员将为讲师服务，配合讲师顺利完成此次培训；
一名服务人员负责饮水等工作；另一名服务人员，在办公室，负责行政保障工作。(三)会后布置：培训完毕后，可按派我公司一到两名员工，进行疏导企业家离开会场。
(四)午休时间布置：会议人员如有需要，可由我公司派出员工与通力机电城接待处联系解决中午就餐问题，午休时，需安排一名员工在前台坐班，为与会人员提供服务。
七、礼貌用语
为树立我公司良好形象，我公司员工在接待与会人员时，还需要使用必要的礼貌用语，如：会前接待时，可说：你好，欢迎来到汇科机电/请这边走等；会议结束后，可说：“再见，请慢走，欢迎您下次光临等。”
大型会议接待方案4根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。
首先是会议的筹备工作。
●根据会议规模，确定接待规格。
●发放会议通知和会议日程。
会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。
会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。
●选择会场。
选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准：
第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的.首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。”
第二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。
第三：附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为“上次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则，可能会造成损失。
第四：要有停车场。现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。
●会场的布置。
会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。
一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。
坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法：
①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。
②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。
③教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。
●准备会议资料。
会务组应该准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。
会议前的接待礼仪。
●会前检查。
这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
●提前进入接待岗位。
接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。
①签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。
②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。
③接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。
会议中的服务礼仪
会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。
●倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为期天茶水。到谁是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能因在北口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖，右手吃水户，将热开水准确倒入杯里，不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。
●其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。如，会议进行第一项：全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。又如，大会宣布办法荣誉证书，组织人员应迅速将受奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来，另有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练，避免会场上出现混乱。
如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者注意力。
●做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。
会后服务
会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。
●组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。
●送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。
●清理会议文件 ①根据保密原则，回收有关文件资料。②整理会议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结
大型会议接待方案5一． 会前
1． 与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。
2． 提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。
3． 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
4． 确定方案，签订合同，预付定金。
二． 会中
1． 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2． 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
3． 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4． 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
5． 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。
6． 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
7． 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8． 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
三． 会后
1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。
2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。
3、合影：会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。
会议接待流程
1会议资料准备 1：会议资料：由主办单位提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会 人数印刷。
2：会议资料（主办单位提供）3：领导发言稿（主办单位提供）
4：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。5：项目执行情况资料（主办单位提供）6：展板所属图片（主办单位提供）7：广告牌设计稿 8：欢迎布标、会议室布标 9：会议礼品（按参会人数准备）10：会议代表证
2设备及设施准备
1.桌椅、名牌（现代高档会议室用桌面智能终端取代传统名牌）、茶水
桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。
会议上的茶水饮料最好准备矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。
2.签到簿、名册、会议议程
签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。
3.黑板、白板、笔
在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。
4.各种视听器材
现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。
5.资料、样品 如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。
6.会标、背景板、展板
会标一般指会议名称和会议标语横幅。
为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板（采用喷绘画面），特别是一些特殊的如党代会等，采用喷绘背景板，可将党徽、旗帜等喷绘在画面上，从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时，一定要注意采用环保材料，否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议分为，对与会者，尤其是主席台就坐人员身体健康不利。
3会前准备工作
1：根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置（会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按部落实到位。
2：据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。
3：提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。
4：提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。
5：与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全 隐患的发生。
6：医疗保障，配备医疗人员，解决突发事件。提前购买常备药品，种类包括：感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。基本设备包括：体温表、听诊器、手电筒、棉签等。及时联系就医。
7：在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。四：会议其它费用开支预算
1：代表证2：广告牌3：展板4：用车5：宴会标准6：水果7：纪念品8：资料打印、复印9：照相、摄像10：其它
4人员安排
1：根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）
2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务 3：摄影组：根据会议需求安排摄影人员
4：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。
5：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务 6：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生活服务 5发票的开据
在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要，开具正式发票及酒店的住宿发票。
6会议接站
会议报到当天，安排全天候接站，机场设立两块醒目接站牌，一块设在正门出站口，一块设在提取行李出口处。火车站或者飞机场设一块醒目接站牌。
7会议报到
1：在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”“签到处”
2：报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。
3：提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求。
4：根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券 5：代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存 6：当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表 7：会务组24小时有专职会议，随时接待安排参会代表
8会议期间
1：要求酒店落实叫早服务
2：准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行
3：会议室布置情况落实
4：安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记
5：及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈 6：与酒店公司财务人员协调好票据的开取
7：准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程
9会议结束工作
1：会议结算
1：我向会务给出书面报告，交会务组审核。并列《会议结算清单》，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、准确无误
2：向会务组提供所需发票 3：返还会务组附加的会议利润 2：会议返程
1：根据代表返程机、车票时间及方向，分批送站，我方承诺确保代表顺利返程 2：可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务，并向会务组赠送特色精美礼品
大型招商会议组织接待流程实施办法
大型招商会议（简称“会议）是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。第一章
会前筹备
会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素，会前筹备包括：
一、大型招商会议时间的确定
确定大型招商会议时间要考虑单位的工作任务周期，选在周末的时候，大家相对不太忙，争取应参加会的人员都能够参加。为使大型招商会议有充分的准备，一般至少给出2-5周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，大型招商会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。
二、大型招商会议议程的安排
大型招商会议议程是会议要讨论的项目列表，大型招商会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是大型招商会议是否能够成功的关键。因此，议程是整个大型招商会议筹备前需要最早确定的事情之一。
大型招商会议通常的内容包括：企业概况、企业文化、企业发展战略、行业趋势、市场分析、技术介绍、成功案例、推广方案（营销策略或模式）、合作前景、合作优势、公司支持、合作方式及费用、合作流程、盈利分析、权益分配、代理商感言、商户感言等。
在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些内容是一定需要的，哪些内容是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。
三、大型招商会议的三类相关人员
大型招商会议通常有三类相关人员：
1、领导小组、2、筹备与接待人员
3、参会人员（嘉宾和员工）。
1、领导小组
领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调；
2、筹备与接待
筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导小组提供大型招商会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在大型招商会会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而也是承担会议成败重要责任的人员，一个会大型招商会议通常是千头万绪的，筹备与接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。①精心策划
要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就要求我们接待人员必须具备较高素质，树立强烈的责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。
在接到接待任务时，我们首先了解来宾的基本情况及要求，如：来宾人数、姓名、性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等，这是我们做好接待工作的基础。根据这些基本资料，提出接待规格和接待方式并制定接待方案，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、会议（会见）、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一定的创意与创新，制作接待工作清单，对接待工作中的各要素进行全面清点，以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。然后报请领导批准后实施。②规范运作
每个企业都有自己的企业文化，作为展示企业形象的“窗口”，接接工作同样需要有自己的特色和风格。因此，要通过公关接待活动的每一个环节着力体现企业的特色。不论是宏观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设计、汇报材料的写作甚至接待车辆的停放、接待人员的着装和精神面貌等等，都要努力凸显企业与众不同之处，让来宾从接待工作的点点滴滴中感受到企业的个性，感受到企业文化的特色。
在接待过程中，要严格按照方案进行程序化运作，使接待工作中的各个环节有序衔接、首尾相连。细节决定成败，接待工作来不得半点马虎，必须处处留心，周密考虑，谨慎行事。在重大的接待工作中，接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整；具体接待人员则要主动进行全程模拟思考，从准备会议室到用车，从参观到进餐，对每一个细节都要细致地思索一遍，以便及时弥补可能存在的疏漏。接待工作人员要“眼观六路、耳听八方”，对来宾的一个眼神、一个动作、不经意的一句话，都要留意和体会，以便及时采取应变措施。这就要求接待人员加强灵活应变能力、临场发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外情况能力的训练，提高处理突发事件、意外情况的水平，以便将各类有损企业形象的问题解决在萌芽状态，确保接待工作实现“零失误”。
筹备与接待人员要有明确的职责分工，①要设定一个负责人；②要有人专门负责日程安排及与各部门协调；③要有人专门负责联系场地、布置会场；④有人专门负责餐饮及外地赶来参会人员的住宿、参观安排；⑤要有人专门负责设计招商与其他活动；⑥要有专人负责会议现场的接待事宜，等等。③参加人员
会义要邀请哪些人参加同样需要考虑周全，员工是全体参加吗？不是的话，该哪些人参加？其他分公司领导人员邀请吗？外地分公司的员工参加吗？合作伙伴参加吗？客户邀请吗？主管部门的领导、专家、学者是否邀请？等等，都要想周全了。
在制订参会人员名单的时候，有这样一个原则：“宁拉一群，不拉一人”，意思是某一类人都不参加是可以的，但如果某类人中有人参加，这类人都应该邀请，不然会伤害未被邀请的人的感情。
3、制定接待程序，落实各项细节：
在确定了参加人员名单后，要明确参加人员中，谁坐主席台；谁是会议的主持人；谁要在会议过程中发言或演讲；谁是嘉宾；谁是参与讨论的人；谁要代理等等，要针对不同参会人员的需求，给予不同的事先准备和制定接待计划。
(1)、根据来宾的基本情况制定合理、舒适、安全的接待计划，做到让客人高兴而来，满意而归。
(2)、根据来宾级别确定接待规格和接待方式。
(3)、详细了解酒店及酒店设施，包括酒店位置、菜单、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等告知领导，提供分析及使用建议，以便领导选择酒店。(4)、客人抵达前，必须在醒目处悬挂好欢迎词。
(5)、做好接待前的准备工作，根据来宾身份预定房间，会客室（会议室），确定接待人员，相关资料、接待车辆、水果、鲜花、烟酒、茶水、礼品等。
(6)、提前召开有关部门协调会，明确任务分工，落实到人（会议记录、照相、摄像）(7)、领导审批接待计划，申请接待费用。
5、安排食宿
（1）、提前办理好住房手续（房间号应尽量避免带4或其他不吉利的数字），将房卡拿到，以便使客人抵达宾馆后，能快速领取钥匙进入房间。
（2）、熟知房间数量及类型（标准间、商务房、工作人员房间）及同行卡。客人用房： 各种类型房间数、及方向位置（分布的楼层房间号），工作人员用房数量及位置（后勤工作人员用房需要同客人在同一楼层，并尽可能靠近嘉宾的房间，以便为嘉宾提供快速、周到的服务）。同行卡可随乘车号一同发放，也可以在前往下榻宾馆的途中发放。同行卡可以使来宾清楚自己所住的房间，也便于来宾入住客房后相互之间联系。（3）、房间布置：客人抵达前必须保证房间清洁卫生，同时检查房间内设施是否能正常使用，按照要求为房间配水果(需每天更换)。
（4）、根据来宾职务、性别、习惯、年龄安排房间。贵宾客人有专人引领至房间。安排房间的原则：根据不同层次安排不同规格的房间。
（5）、根据来宾的生活习惯、饮食爱好、民族特点，结合本地饮食特色定餐。要求餐厅整洁、环境舒适、干净卫生、食品价廉物美。
（6）、根据接待的不同档次菜品、酒水可请客人点或预先点好。所用餐具必须要求做好消毒工作，并且坚决杜绝使用有裂纹的餐具。（7）、宴请时根据需要安排打印席卡。（8）、逐一落实各项细节。
6、接待车辆
（1）、接待用车：保证车辆必须是干净、整洁车。驾驶员必须有极强的责任心，驾驶经验丰富、服务态度好，有一定的接待经验和礼仪知识。
（2）、用车接客时，应主动打开（右侧）车门，以手示意请客人上车（小车后排右侧为主，后排左侧为次，司机右侧由随从人员乘坐）下车时，接待人应先下车由车后绕过为客人开门，有随同人员时，由随同人员开门并站在车门后侧以手遮在车门上框处，提示客人勿碰撞。
（3）、根据来宾和迎送人员的人数，以及行李数量安排车辆。乘车座位安排应适当宽松，正常情况下，附加座一般不安排坐人。如果来宾行李数量较多，应该安排专门的行李车。如果是车队行进，出发前应明确行车顺序，并通知有关人员，事先讲明路线与大致日程安排，注意集合时间及地点，以免行进中发生错位。每台车都将有明显的标志 — 号码；每台车安排一名陪同人员，负责提醒客人保持乘坐同一辆车，并在每次上车前统计人数；
（4）、现场实施过程中，严格按照事先制定的接待计划，实施并执行； 如有任何特殊情况改变行程，应及时通知相关人员和司机。（5）、根据来宾的其他需要安排相应车辆进行服务。
（6）、如果来宾 人数较多，为了在接站时避免混乱，应事先排定乘车号和住房号，并打印成表格。在来宾抵达时，将乘车表格发至每一位来宾手中，使之明确自己所乘的车号。同时，也便于接待人员清点每辆车上的人数。
四、大型招商会议日程范文
大型招商会议日程，是大型招商会议开始前要发放的关于大型招商会议安排的重要文档，让所有参会人员了解会议的地址、详细内容及时间安排，因此，大型招商会议日程是非常关键的应用文，在这里提供一个集团使用的日程模板供大家参考。
大型招商会议日程与会议议程的主要区别是：是否有具体的时间安排。会议议程是在会议前期准备过程中，让会议及活动的参加人员了解会议项目的文件，在会前发放，让相关的参会人员进行相应的准备。大型招商会议日程与议程的内容相似，但有更加详细的会议地址、会议内容的具体时间安排。
五、会议管理会议预算的5项内容
会议预算是会议管理与策划的重要内容之一，会议筹备期间的各个环节都会影响会议经费预算，因此，筹备时，会议预算要进行精心核算，筹备人员应及时将会议预算范本或会议预算报告上报会议领导小组，并根据领导的决策用好会议预算。会议预算包括以下6项内容：
1、交通费用
交通费用可以细分为：
①出发地至会务地的交通费用：包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
②会议期间交通费用：主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
③欢送交通及返程交通：包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
2、场地费用
具体可细分为：
①会议场地租金：通常而言，场地的租赁已经包含某些常用音像设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、鲜花、水果、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
②会议设施租赁费用：此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备（一般都自带）等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
③会场布置费用：如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。
④其他场地费用：这些费用通常包括：广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐、媒介服务等，可视会议需要进行采购。
对于这些单项服务支持，筹办者应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议
3、住宿费用
正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、客房水果、鲜花提供等服务是否开放有关。会议筹办者应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
4、餐饮费用
会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的在会议的食品饮料安排中，已有详细介绍。
茶点基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。
正餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算，而改为按预定人数收取费用）
5、其他娱乐、演出、参观、旅游项目费用
会议室、住宿费用中可能含一部分娱乐项目的费用，会议期间可以利用，但有些项目需要根据活动安排另行准备预算。
6、杂费
杂费是指会议与活动过程中，产生的一些临时性费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
六、会议物品采购清单与采购人员安排
在会议的三类相关人员中，会议筹备人员往往还要负责所有会议相关物品的采购、订制与租赁，在采购前列一个采购清单，并安排好会议采购人员，会使采购进行得有条不紊，且不会产生遗漏。
会议物品采购、订制及租赁主要包含的11项内容：
1、会议场地租用，可参考：会议地点的选择
会议地点的选择与会议议程、参会人员、预算密切相关。会议场所的费用，通常在整个预算中占比较大，同时，场地对参会人员的感受影响也较大，因此，对于筹办人员来讲，场地选择是个重要的事情。
如果公司内部有合适的地点选择，会议地点可以安排在公司内部。由于减少了租用场地与设备，选择内部地点开会可以节省费用，适合于中、小型招商会议与活动。
由外部的服务商提供的会议场地，通常有三类地点：①宾馆、酒店、②会议中心、③饭店这几类场所。①宾馆、酒店
许多宾馆有专门接待商务会议的业务，由于宾馆同时能够提供住宿和餐饮，因此，对于有食宿需求的会议，是很合适的选择。②会议中心
会议中心属于专业从事会议服务的场所，通常有适合各种规模的会议室；有专业的会议相关设施；精通会务服务的服务人员；大部分的会议中心也提供餐饮与住宿服务。③饭店
饭店有适合大型活动的房间，同时也提供餐饮服务。
会议场地如果由外部提供，会议筹备人员有可能对场地不是非常了解，有些会议场地甚至会选在与公司不同城市、不同国家的地方，因此，事先踩点就很重要了，不然，等大队人马过去开会时，才发现地点与想象的不一样就来不及了。
如果由于各种原因无法亲自去踩点，也就由熟悉会议需求的人，帮助观察，或了解熟悉场地的其他用户对场地的评价，了解场地的设施等级。可以通过16个项目评估会议地点。
1、住宿预订
2、车辆使用及租赁安排
3、票务预订提供机构选择
4、音像辅助设备租赁
5、会场布置所需物品订制，如指示牌、会标、背景板、展架、易拉宝、鲜花、条幅等等。
会场布置虽然是个细节，但却是整个会议的一个面子问题，给参会者留下对会议的第一印象，是非常重要的。会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成，在会场布置之前，通常会出个会场布置方案，甚至画出会场布置的效果图，报告给会议领导小组来审批。会场布置总体要求：
会场布置要与会议的内容相匹配，根据会议内容可把会场布置为：喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的等等。
会议场所的室外布置——会议场所的室外及入口布置可根据需要选择：
1、主会标
2、欢迎拱门、条幅
3、彩球、鲜花、氦气球
4、地毯
5、展架、易拉宝、广告板
6、引导牌
7、灯箱
8、签到台
9、休息座椅等
会议场所的室内布置——会议场所的室内布置可根据需要选择：
1、会标、背景板
2、主席台、听众席、演讲台的布置
3、鲜花、彩球、彩带等装饰
4、音像辅助设备
5、灯光、电源设备
6、茶点
7、礼品、奖品、纪念品、演出道具采购清单
8、餐饮、水果、饮用瓶装水等
9、接待物品采购，包括：吊带、胸牌、姓名卡、桌卡、签到簿、签到笔、指示牌、纸笔等办公用品
10、会议相关印刷品需要提前确实内容，提供印刷服务供应商，以确保在会议召开前印刷完成。会议相关的印刷品，包括：请柬、会议宣传单、代表名录、会议日程表、参会人员信息登记表、会议评估反馈表、住宿安排表、居住区域地图、城市地图、广告材料等
11、与会议相关的其他物品
各类物品的采购、订制、租赁，都要选择可靠的供应商，以免出现产品质量达不到要求、送货不及时、售后服务跟不上等问题
七、请柬、邀请函的7项信息
有些会议或活动需要邀请某些特定的人来参加，因此，要给他们发送请柬或邀请函，请柬与邀请函的内容为被邀请者提供了会议的相关信息，为了让被邀请者了解会议信息，请柬与邀请函的内容应体现7类信息，在此提供请柬与邀请函范文供参考。请柬与邀请函具备的7项信息：
1、活动类型
2、活动日期、时间 与会期
3、会议邀请者与被邀请者
4、会议地点
5、是否需要回复
6、提供的餐饮
7、其他信息，如着装要求、地图、旅行安排等
请柬与邀请函要提前发出，以便参考者提前安排时间；请柬与邀请函的样式、纸张取决于会议与活动的类型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的会议，请柬与邀请函的预算越高；对有回复要求的请柬与邀请函要做好跟踪，对回复要及时登记，以便统计精确的人数，人数在预定餐饮、住宿等项时，非常重要，也与会议的预算密切相关。
第二章
会议地点的选择
会议地点的选择是属于会前筹备的一部分，但单独作为一节来讲，是因为会议地点选择的非常重要，甚至是影响会议成败的关键因素，参会人员对会议感受、会议预算都与会议地点的选择关系密切。
一、会议地点评估的几个项目
在选择会议地点后，要对会议场地进行评估，可参考如下几个项目：
1、会议场地交通便利程度、是否能够提供班车、班车是否免费
2、停车场
3、安全情况、保安服务质量
4、电信联络便利性
5、装修与外观
6、清洁程度
7、大堂、卫生间装修、设施、清洁
8、食品、茶点（可参考：会议的食品饮料安排）
9、餐饮服务水平
10、工作人员表现
11、服务水平
12、供暖、空调、照明设施
13、住宿设施
14、音像辅助设备
15、休闲设施
16、其他设施与服务
以上项目最好能列个表，逐项按好、中、差打分。在会议筹备阶段，先选择2-3个备选地点，逐一列出其优劣，提交会议的领导小组决定最终的会议地址，以将保障会议地点与会议要求相符合。
会议座位安排，如何安排会议座位是会议筹备人员不能忽略的一个细节，会议室座位安排既要保证所有的参会人员能够看到和听到发言人的发言，还要考虑就座的礼仪，会议座位安排礼仪。
二、会议的食品饮料安排
会议筹备过程中，一定要事先确定各类用餐的次数，把每次用餐都考虑周全，并确定所有用餐的时间、提供者、菜单与费用。
安排食品饮料时，需要了解是否有特别饮食要求的参会人员，如素食或清真食品。会议的食品饮料有两类：
1、茶点
茶点包括会中茶点、咖啡、茶，在会议期间提供。茶点的种类可分为西式与中式2种：西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
可以放在会议室内的桌上供参会人员享用，也可以放在会议室外部，由参会人员外出休息时享用，具体提供时间、种类、数量、服务要求，需事前则会议筹办人员与会议场所提供商协商。
2、正餐
正餐分为午餐、晚餐、早餐。午餐因会议通常在上下午均有安排，因此有一定工作餐性质，以安排自助餐为主；晚餐系主要用餐，通常是会议程序的一部分，拥有较正式的规格，期间可能会安排领导讲话、用餐人员相互敬酒等环节；早餐除非是安排好的早餐会，通常是非正式的，仅为住宿人员提供，费用包含在住宿费用中，在预定住宿时，要与住宿提供者协商早餐的安排。食品饮料的提供者也就是食品的提供渠道，通常有：
1、内部食堂；
2、外部餐饮提供商，包括小型餐饮公司、饭店；
3、会议或住宿场所提供；
4、自行采购，有些茶点、饮料可自行采购。
三、音像辅助设备
安排任何会议与活动，都应该事先确定是否需要在会议室使用音像辅助设备，由于音像辅助设备能够表现事先准备的内容，会议室设备是否准备妥当会影响会议的效果，所以，使用音像辅助设备有以下几个优点：①可事先准备图片与图表，便于观众理解演讲的内容；②运用音像辅助设备能够显示专业的演讲与报告水平；③音像辅助设备可显示现场书写的内容，方便与观众沟通；④帮助观众集中精力听讲与讨论，而不需要做笔记。
会议常用的音像辅助设备有以下7类：
1、白板
白板通常能在上面进行书写的铁制大块白板，可反复擦除上面的笔迹，也可以用磁吸将纸张粘在上面展示内容，因此，在准备白板的同时，要准备白板笔、板擦、磁吸（也叫磁钉、磁扣、磁粒、磁贴）、大张的白板纸、打印纸等。
2、计算机
有些演讲人不方便携带笔记本电脑，可将其演讲、展示的内容事先拷贝到会议室的计算机中，用计算机演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL表格、图表，甚至是动画、视频内容，使演讲内容更形象，便于理解。所以，计算机也是会议室常备的音像辅助设备之一。
3、投影仪
投影仪可以把计算机屏幕上的内容放大显示到幕布上，使更多的观众看到，属于会议室的重要设备。
在准备计算机及投影仪的时候，一定要准备好相应的电源设备，并为突然停电的意外事故做好准备。
4、画架、活动挂图
画架上面可挂多层白板纸，方便在会计过程中，由主持人、演讲人、报告人记下与会人员的讨论过程、重要观点，画架也可以用白板代替。
5、展板
展板是便携式的图板，展示会议相关的内容或宣传信息，由会议组织者事前准备好，摆放在会议室相关位置。
6、音响设备
视会议室的大小及演讲者的需要，提供麦克风、音箱等，必要的音响设备。
7、其他设置
会议时，要使用何种音像辅助设备需事先与演讲人、报告人进行沟通，并按他们的要求准备。如果会议场地没有足够的音像辅助设备，就需要会议筹备人员通过其他方式，如租赁、借用，事先事先在会议场地布置好。第三章
会议过程控制
一、会议接待的2点注意事项
会议接待是参会人员对会议评估的重要要点之一，会议接待是整个会议过程中重要的一个环节，会议接待方案准备、会议接待礼仪、会议接待注意事项，也是学习组织、筹备一个会议的重要内容，对于大型招商会议，应该准备专门的会议接待方案。
会议接待中要注意的事项为：
1、妥当安排接待人员
会议的接待人员一定要安排好，保证在会议开始、中间休息、就餐、结束的时候，都有接待人员为参会者提供服务。为保证安排好接待人员的工作，会议筹备的时候要准备一个接待人员排班表，把各个时段的接待人员都妥当地安排好。
对会议接待人员要进行培训，使他们熟悉会议的日程安排、会议场地情况、意外情况处理办法案等。
2、充足准备接待资料
在接待处应该准备充足的接待资料，一方面保证每个参会人员都能领到资料；另一方面保证每个人领到的资料都是全面的。接待处应该准备的资料和材料如下：
1、胸卡或吊牌
2、参会人员名单
3、参会人员登记表、签到表
4、办公用品，如铅笔、纸张、记录本
5、会议日程
6、关于会议地点、卫生间设施、停车、用餐地址等信息
7、会议相关印刷品
8、会议评估反馈表
9、其他会议信息
为每个参会人员准备的资料要集中放入一个资料袋中，方便参会人员领取。会议接待前注意了这2个问题后，会议的接待就能圆满地进行。
二、会议意外事件处理、意外事件处理预案
会议过程千头万绪，方方面面的事情很多，参会的人员较多，组织者要对会议过程进行控制，需要制定意外事件处理预案以应对会议过程中的突发事件、紧急事件。意外事件易发生在哪些地方呢？怎么有针对性地制定意外事件处理预案呢？
会议前详细的筹备，可使意外事件的出现降低到最小程度，紧急事件、意外事件还是有可能会发生，以下几个方面最有可能出现问题：
1、人员
会议的重要嘉宾、主持人、演讲人、发言人缺席，他们可能会因为生病、其他重要事项而无法出席会议，或者因为交通问题，而无法准时到达会议现场。
处理预案：
1、为每个重要角色准备后备人选；
2、会议前与他们联系，以确保无缺席情况出现，安排会议接待人员及时反馈交通、天气变化；
3、及时调整会议日程，例如增加提问时间，以应对某个发言人的缺席。
2、场地
会议场地可能会出现的意外情况有：因其他紧急安排，使预定的会议室无法按时提供；为参会人员预订的客房不足；会议场地的设备突然出现故障，如空调系统故障、网络系统故障等；停车场不足，等等。
处理预案：大型会议的场地出现意外，最难处理，因为会议通知已经发出，大量参会人员已经汇集过来了，很难准备一个备选地点，因此，会议场地在选择时，一定要选择有信誉的地方，以降低出现意外事件的可能性，一旦出现意外，要能为大家及时提供备选场地，或者是备选日程安排。
3、音像辅助设备
音像辅助设备也较易出现问题，如投影仪的灯泡突然不亮；电源不足；音响系统故障，等等。
处理预案：在会议筹备时，一定要了解会议的音像辅助设备的状况，保障设备能够运转，确保能及时找到设备维护的人员或服务商，必要的情况下，要准备备选设备。组织者在参会时，要携带一些必要的备用品，如：白板、白板笔、胶片，等。
4、会议资料
会议资料可能会出现短缺；或者因为复印设备、打印设备的故障而无法按时按量提供；会议相关印刷品的供应商，可能无法按时将资料送达等等。
处理预案：要事先了解会议场地附近能够提供资料打印、复印的场所；会议组织者确保自己携带有原始稿件；如资料短缺一时无法解决，要及时向参会人员进行解释，并说明能够提供资料的时间或备选方法。
5、其他意外情况
其他可能存在的问题，如参会人数不足，或超过预期；突发安全事故，等等。第四章
会议总结
会议记录与会议纪要，同样作为会议情况的记录方式，会议纪要与会议记录有什么不同呢？
一、会议记录格式的2个部分
会议记录对于会议来说，是会议最重要的成果之一，甚至在某种意义上是具有法律效力的文本。安排好会议记录工作，写好会议记录是会议组织者的一项重要工作。会议记录怎么写？本文提供会议记录的范文与会议记录格式供参考。会议记录格式包括3个部分：
1、会议组织情况
要求写明：会议名称、会议时间、会议地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。
2、会议过程及发言内容
记录会议的实际过程，有时候会与《会议日程》的安排不同，需要通过会议记录记录下来。
对于发言的内容，可以详细具体地记录，尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言；也可以摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。
除发言外，会议记录还应忠实记录会议上的有关动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时加入的环节、会议的中断、休息以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。
会议记录还要将会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况进行详细的记录。
二、会议纪要与会议记录的区别
会议纪要对于会议来说，是会议最重要的成果之一，甚至在某种意义上是具有法律效力的文本。安排好会议纪要工作，写好会议纪要是会议组织者的一项重要工作。会议纪要怎么写？本文提供会议纪要范文与会议纪要格式供参考，并说明会议纪要与会议记录的不同。
会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。会议纪要与会议记录的主要区别有2点：
1、性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。
2、功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档，而会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
会议接待方案
一、会议概况：
(一)会议时间：xx
(二)会议地点：xx
地址：xxx
电话：xxxxxxx
联系人：xx
(三)参加会议人员
东北九城市公安局主管政治工作局长、政治部主任、政治部秘书处处长、干部处处长，特邀佳木斯市公安局有关领导与会，约50人。
二、活动日程(见日程安排表)
三、工作分工
成立会议筹备领导小组
组长：xxx
副组长：xxx
领导小组下设办公室，负责人xxx，具体负责整个会议期间的各项工作。
成员单位：政治部各处、机关党委、指挥部宣传处、行政处、后勤保障中心、朝阳分局、净月分局、锦程分局、巡警支队、交警支队领导各1人。
办公室下设材料组、会务组。
(一)材料组
负责人：xxx
成员：秘书处有关人员
职责：
1.领导讲话、主持稿、论文集
2.代表报到、登记，制定花名册、通讯录
3.会议须知、日程表
4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表
5.制做文件袋、配记事本、笔、相册
6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签
7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆
(二)会务组
负责人：xxx
成员：交警支队、巡警支队、政治部各处、行政处、后勤保障中心、指挥部宣传处、机关党委。
职责：具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。
1.车辆
负责人：xxx
(1)会议抽调政治部秘书处轿车3台、干部处2台、组织处2台、老干部处2台主要用于迎接代表团。行政处2台轿车主要用于会务。
(2)会议抽调行政处、后保中心、巡警支队丰田面包车各1台，交警支队前导车1台。主要用于参观、游览。
(3)各单位抽调公务车于8月9日上午8：30分到名门饭店会务组报到，接受任务;交警前导车、3辆中客8月10日11：30到名门饭店会务组报到。
(4)联系交警支队，确定具有长春特色参观路线。游览期间，沿线主要街路由交警安排勤务。
(5)各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。
(6)车辆市内用油由各出车单位自行解决。
(7)联系各代表团铁路定票，为代表自带车辆加油及送站工作。
2.接站
负责人：xxx
8月9日，各代表团报到当天，由政治部有关领导及政治部各处处长负责迎接。对坐车来的代表，派车在高速公路出口处迎接;对乘火车来的代表，派车到车站迎接(由责任单位自制接站牌)。
具体分工：秘书处负责迎接沈阳、哈尔滨、佳木斯代表;干部处负责迎接鞍山、大连代表;组织处负责迎接吉林、抚顺代表;老干部处负责迎接大庆、齐齐哈尔代表。
3.纪念品
负责人：xxx
(1)用于登长白山准备雨衣60件，秘书处负责统计会议代表服装号，于8月10日发到会议代表及工作人员手中。
(2)奥迪A6车模60辆，由秘书处购买并在会议代表入住时送到房间。
(3)准备给白山市局纪念品10份，以表感谢。
4.住宿
负责人：xxx
(1)住宿。会议代表统一住名门饭店。各市局主管政工局长，党委委员、政治部主任安排单独住一标准间，其它代表2个人住一标准间，各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。
(2)宴请。9日各代表团报到后，市局在名门饭店举行欢迎晚宴，拟请x座陪(摆牌)。
(3)要求。会议用餐依签牌固定餐位，一楼正厅悬挂欢迎横幅;会议室挂会标，摆放鲜花，代表座签等，要体现隆重、端庄、整洁。
5.参观、娱乐活动
(1)游览长白山及市区内伪皇宫、一汽大众公司。
责任人：xxx
负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动(净月分局、锦程分局负责联系和派出警卫人员4人、并安排解说人员)。
要求：游览长白山要确保安全，每辆车要配备350兆对讲机I台(共5台)，前后呼应加强联系(联系指挥部通讯处);鉴于路途较远及长白山西坡封闭的实际情况，要与白山市公安局沟通，协助做好保障工作;车辆进入白山市界，要有白山交警前导车迎接并导，要请白山市局联系3名导游，随同代表一同上山沿途介绍长白山然风光;负责培训3男3女既6名随车导游(拟从政治部内挑选)。
(2)8月11日晚，举办联欢晚会。
责任人：xxx
负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手，制定由各代表团参与的演出计划(请与朝阳分局联系)。
6.宣传报道
责任人：xxx
(1)负责会议摄、录像工作。
(2)派摄影、录像记者各1人，全程跟踪服务(迎接、会议、游览)。
(3)将代表的照片装入相册，录像刻制光盘，在代表返程前交到代表手中。
7.医疗保障
责任人：xxx
门诊部派1名医生全程保障。每天要定时到代表房间巡、问诊，要分考虑到去长白山、路途遥远易晕车，高山缺氧、爬山困难的实际，备有关药品和医疗器械。
为成功圆满接待“xxx”，按照贵公司的要求，河南康辉国际旅行社特拟定以下方案，请指正、修改。
原则：河南康辉国际旅行社本着“热情、周到、安全、卫生、快捷”的宗旨确保圆满完成任务。
一、接待前准备：
1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具(火车/飞机)，落实接站车辆车次，接站人员。
2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。
3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点。
二、接站：
根据客人具体抵达时间，提前半小时抵达(火车站/机场)。举牌接到客人后安全、迅速的将客人及行李安全送达指定的酒店。为客人办理好入住手续，并让客人及时了解到酒店的基本情况和注意事项。
三、旅游及行程的安排：
1、导游要求：
知识丰富，技能技巧熟练，语言生动，具有较高的导游业务知识和讲解、服务水平、实践经验丰富。
2、车辆要求：
安排专业旅游车队的空调旅游车，车况好、干净，设备齐全。安排多年驾驶经验专业的司机，确保客人安全。
四、旅游保险：
确保此次旅游活动的安全顺利，我社可代办每位旅游投保10万元旅游人身意外伤害险。
五、会议日程安排：
月日：机(08：00-18：00)，提前得知每个客人的航班号航班时间安排接机时间，人员接机，带领客人上车，司机送客人抵达酒店休息。
A：在大堂内摆放接待台及欢迎条幅
B：在大堂接待桌上摆放贵公司签到牌、赐名片、并安排3名专业人员在接待台协助会务组，为客人签到办理登记，并为VIP客户提供优质服务入住手续。在客人到达酒店时，引导客人前往签到台办理入住等。
C：代定客人往返大交通
D：举行主题晚宴(根据客户要求);若有演出，请客户提出有关演出的主题语言类，歌曲类，小品类，戏剧类等。
E：协助主办单位安排参会事议
19：00-21：00晚上举办宴会厅欢迎宴会
xx月xx日：参加会议。
本酒店参会：上午：8：00-10:00上半场10：00-10：30茶歇
10：30-12：00下半场12：00-13：00中餐
下午:14:00-16:00上半场16：00-16：30茶歇
16：30-18：00下半场19：00-21：00晚宴
xx月xx日：(根据实际情况安排时间)
为了做好第二届中国餐饮业博览会会务接待工作，组委会办公室委托西安市成立餐博会会务接待组，并制定了第二届中国餐饮业博览会接待工作实施方案，具体如下：
一、接待时间
20XX年10月17日至21日午前。
10月17日全天报到。
二、住宿安排
组委会负责接待由各省、自治区、直辖市和计划单列市统一组团参会的代表。请各省、自治区、直辖市和计划单列市组团单位在8月25日前将参会人数、入住宾馆等级及要求报会务接待组(餐博会代表团拟入住宾馆回执表附后)，并将定金(500元/人)于8月31日前汇入餐博会会务组账户。
三、用餐安排
10月17日至20日的用餐由会务接待组统一安排。用餐安排在入住宾馆，形式为自助餐或地方风味餐饮，代表凭餐券在规定时间用餐。有特殊用餐要求的代表，请各地代表团联络员及时与住店会务接待小组联系。
四、交通安排
10月17日会议报到当天，接待组在西安咸阳国际机场、西安火车站设接待点，各省、自治区、直辖市和计划单列市组团的代表请提前以传真形式将航班、车次及抵达西安的时间报接待组。
餐博会期间，代表参加活动的市内区间交通用车由接待组统一安排。
10月21日会务接待组为代表安排送站，需提前离西安的代表请及时与住店会务接待小组联系。会后需自行参观考察的代表，会务接待小组可代为联系酒店和旅行社，费用自理。
五、收费标准
(一)会务费：每位代表会务费600元，会务费包括餐博会资料费、区间交通费、参观交流场馆门票、仿唐入城式和盛唐迎宾宴暨餐厨文艺表演费、大唐芙蓉园门票、闭幕式晚宴费、纪念品等。团体报名超过50人的以及要求参加部分活动的代表可与会务接待组具体协商。
(二)食宿费：根据所住的不同宾馆设A类：1500元/人，B类：1200元/人两个等级标准。对于住宿、用餐有其他要求的代表团，也请在8月25日前与接待组联系。
(三)减免事项：各省、自治区、直辖市和计划单位列市代表团团长免收食宿费、会务费;各地组团参会人数超过20人的，免收联络员(1名)的食宿费和会务费。
六、其他
因代表离西安返程日期相对集中，接受统一安排食宿的代表需预定返程机(车)票的，请提前与会务接待组或入住宾馆会务接待小组联系。
七、联系办法
餐博会组委会办公室会务接待组：
联系人：肖来利xxxxxx
刘勇029-8xxxxxx
传真：029-xxx
缴费账号：xxxxx
开户银行：中国工商银行西安北大街支行
开户名称：第二届中国餐饮业博览会会务组
一、接待时间：XX年X月X日—X月X日
二、接待地点：
接送机地点：西宁机场
下榻酒店：XX大酒店(银龙大酒店，神旺大酒店，青海宾馆等)
会议地点：XX大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅，神旺大酒店会议厅，青海宾馆会议厅等)
三、接待对象：
嘉宾等一行人及其陪同人员
四、接待负责人员：
总负责：接待办
跨部门接待小组：相关领导，秘书组，行政组，宣传组，保卫组
五、接待前期准备工作：
1.制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间
2.食宿安排，提前预定
3.迎接车辆安排
4.迎宾(嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作)
5.相关接待人员，负责相关接待工作
六、机场接待
1.机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌，在一层到达电梯口等候，接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格)。接待组由此将客人集中带出乘车。
2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80x180cm以下易拉宝)。
3.由服务科按照按正常要客接待程序接待。
4.对于重要领导等特殊客人，由团省委提出要求，机场团委负责申请办理有关接待人员通行证，安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。
硬件附注：易拉宝2个(其中1个2米)，接待处牌子和桌子，笔若干支，迎宾牌，授带10条.七、酒店入住
1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。
2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照。
3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。
4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。
八、用餐(早餐、中餐、晚餐)
1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。
2.餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。
九、会议前的筹备工作
1.选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。
2.会场布置。根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一
3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。
4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
十、会议接待
1.欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”
2.会场整理及布置
1)提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序，空气清新
2)摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一，香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发，调试投影仪，音响等设备，放映相关资料。
3.联系陪同人员，讲解员。根据客户考察目的及需要，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通：会谈开始前1小时，再次提醒相关人员
4.领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座。
十一、座谈
1.企业宣讲(集团，产业宣传片，企业介绍PPT)
2.技术交流(技术人员PPT讲解，互动)
3.会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)
4.拍照(依重要程度，进行拍照留档)
5.摄像(依重要程度，进行摄像留档)
十二、会后服务准备
做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。
十三、会后服务
会议结束，摄影师做完摄影工作后，由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店。