学校档案管理制度

　　【前言】下面是热心会员“shaosichou”分享的学校档案管理制度，供大家参阅。

　　档案保密制度

　　1. 保守机密原则：全体职工应遵循党和国家保密法律法规，坚决禁止任何形式的秘密档案内容泄露。

　　2. 专人保管要求：各类重要文件应指定政绩可靠、责任感强的专业或者兼职档案管理者集中管理。

　　3. 防止档案带出限制：严禁个人擅自将档案资料带离档案储存处；如需访问涉及秘密的档案信息，必须先完成审批程序。

　　4. 销毁档案规范：经授权批准方可销毁档案，对于已无保留价值且不需要存留的资料，应由专人安全执行销毁作业。

　　5. 日常管理要求：档案管理人士应当保持严谨工作态度，下班时仔细清理存储设施，关闭电源及锁定门禁，防止文件散失。

　　6. 应急处置措施：如一旦发现有文件遗失情况，须迅速向上级和相关机构汇报，采取针对性搜寻手段及追责制度。

　　立卷归档制度

　　1. 统一存档标准：所有反映日常运作中存留价值的重要文件都应由相关部室负责收集、归档整理后向档案室提交，任何部门与个人不得擅自拥有和不当处理相关文件。

　　2. 固定归档日期：文书档案通常在年中五月份、财务与教学档案则于每年学期末进行整理并提交，工程或科学研究等相关档案在项目完成后提交存档，设备档案应在装备测试完成后整理入库。

　　3. 档案保管期限规定：档案按照永久、30 年、以及不超过 10 年的不同年限分类存放管理。

　　4. 确保资料完整：内部通讯的存件需包含正式文本文案及附带内容记录、审批过程文件，外部互动存档则确保包括申请单据、回复文档、审批意见记录、违规记录及相关后续决策。

　　5. 规范排列及目录编纂：按主题先后顺序安排存档内容（即正文置于前，相关文件附件置于其后）且在目录中逐一标注。档案内所有纸质应保持整洁可读，不得使用含铅或易溶化笔迹的书写材料，且移除档案封内金属部件等潜在损档案物质的部分。

　　6. 规范存档外观：目录及标题信息须包含撰写主体、主题内容描述，清晰、准确反映档内文件概况；档案外表覆盖的信息要工整、不显陈迹。

　　档案保存规范

　　1. 定期更新维护档案环境，确保合适的温湿度以保障保存品质并适时开窗流通新风。

　　2. 采用防入侵设备如保险门及窗户、使用特定照明装置以维护安全条件。

　　3. 消除潜在危害来源，避免档案室产生火灾风险；定时检验电路，防患未然；加强火、盗等风险控制措施，保障财产安全。

　　4. 实施定期档案盘点、清查核对机制，及时向上级汇报异常问题并及时修复受损档案资料。

　　5. 员工进出时注意保护室内整洁，禁止携带污染物质入库；管理者应紧闭门扉防止不相关人员进入。

　　文档利用及借阅管理政策

　　1. 提升服务水平，鼓励档案资料使用，通过改进服务流程及提升效率，促进各类查阅申请的有效处理。

　　2. 记住档案资源位置、使用者需求及文档特征，以高效快速地完成资料供给，提高准确性、适时性。

　　3. 入场职工查看本领域资料前需登记并反馈使用效果，同时确保个人档案阅读行为符合组织要求及规定。

　　4. 对外单位访员查访所需资料，提供需由相关方出具公函及明确查问目的及内容，经过管理层同意方可借阅资料并遵循借读手续流程。

　　5. 仅限现场或指定范围借用文档资料；外借期间需按规定归还，如到期未归还或再借需申请续借；查阅者须妥善保管所使用之资料，不可随意损毁。

　　6. 节选引用档案需保密；未经高层授权允许，档案资料不被复制传播至外部或公共场合。

　　档案审查、转移程序

　　1. 遵守省市教育主管机关和档案管理指导机构的相关规定执行全面档案资料检查，确认价值与归置期限合理性，并制定存留或清除的处理计划方案。

　　2. 不符合归置需求的资料，可提请审批后执行废弃操作，填写销毁清单以明确具体内容，并提交至上一级主管部门审批许可。

　　3. 在进行物理处理档案材料之前，指派至少两工作人员现场监督及核实信息，并签署最终销毁报告确认操作完成。

　　4. 当工作人员工作职能变更，负责档案资料转接管人员必须与交接接人员确认全部资料情况并在文件上进行正式标记并签署日期以保证责任追究性。

　　以上各规程详细阐述了本校在档案保密、存储与检索利用方面的严格管理制度与工作程序。通过这些标准化的作业流程不仅保障了档案的安全性与合法性，也有效满足了各方使用档案的需求，为校内外服务与资源分配建立了坚实的支撑平台。