公司材料采购流程3篇 材料采购工作职责及流程
下面是范文网小编整理的公司材料采购流程3篇 材料采购工作职责及流程，供大家品鉴。
公司采购及报销流程
一、申请，审批
1． 物料需求部门（人员）在今目标上提出物料采购申请审批，完整填写《采购申请单》上传至为附件，按实际需求及公司库存状况提出申请。
二、采购
1．采购人员根据《物料采购申请单》进行采购，在采购过程中应坚持“货比三家”为原则，以公司往日采购物品单价为参考，购买物美价廉的物品，以节省成本。
2．采购完物品后需向供应单位索取正规单具（名称、数量、金额，签字或盖章），需开发票时确认税点后开取。
三、报销
1．采购人员采购完毕后，需将采购物品交仓库进行入库，仓库人员对采购物品验收后进行入库并开具《入库单》，其中一联交采购人员以用于报销。
2．采购人员持采购前审批的《物料采购申请单》、仓库开具的《入库单》和供应单位所开单具，到财务处申请报销，财务人员应认真核对数量及金额，并填写领款凭证，送交总经理签字审批后，才能予以报销。
四、基本流程：
采购申请---部门主管签字—行政部门审核---财务部门审核---总经理签字---采购---入库—财务报销
五、结合实际情况：
1、由于公司暂时未开发出采购部门和技术部门，技术部门由韩总进行审核现场的物资（整机与零件），物资的采购由采购申请者进行采购。
2、行政部担任办公物品管理者，承担仓库人员职责，要做好公司办公物品的整理与统计。
3、运维部的物资由运维主管负责。
六、具体各部门的流程
1、总经办
a、办公物品：提出采购申请---交由行政部门询价---财务审核---总经理签字---行政部门采购、入库统计---财务报销
b、现场整机（零件）采购：提出采购申请---与技术部门（韩总）交流---财务审核---总经理签字---采购---行政部入库统计---财务报销
2、融资部
a、办公物品：提出采购申请---融资主管签字---行政部审核---财务审核---总经理签字--采购---行政部入库统计---财务报销
3、行政部
a、办公物品：提出采购申请---行政主管签字--财务审核---总经理签字---采购入库并统计---财务报销
4、财务部
a、办公物品：提出采购申请---财务主管签字---行政部审核--财务审核---总经理签字---采购---行政部入库统计---财务报销
5、销售部
a、办公物品：提出采购申请---销售主管签字---行政部审核--财务审核---总经理签字---采购---行政部入库统计---财务报销
6、运营管理部
a、办公物品：提出采购申请---运营主管签字---行政部审核--财务审核---总经理签字---采购---运营部入库统计---财务报销
b、现场整机（零件）采购：提出采购申请---与技术部门（韩总）交流---财务审核---总经理签字---采购---运营部入库统计---财务报销
7、技术部(暂无)* *（以上为费用高于500元时）
*办公采购费用低于500元：采购申请---部门主管签字—行政部门审核---财务部门审核---采购---入库—财务报销
七、附件
集团办公用品采购管理制度
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。
一、申购及其规定
1.申购的定义
申购是指某人或者某部门根据需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得的物料的单子的整个过程。
2.申购单的要素（完整的申购单应包括以下要素）：
⑴ 申购的部门；
⑵ 申购的日期；
⑶ 申购物品的需求日期；
⑷ 申购的办公用品名称；
⑸ 申购的物品数量；
⑹ 申购的物品规格；
⑺ 申购如有特殊需要备注；
⑻ 申购单填写人签字；
⑼ 申购分支机构负责人签字；（注：所有申购必须经分支机构负责人确认签
字方可递交集团行政人资部）；
⑽ 集团行政人资部确认签字；
3.申购单提报规定：
⑴申购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报行政人资部；
⑵申购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报行政人资部。
二、申购单的接收及分发规定：
1.申购的接收要点
⑴采购部在接收申购单时应检查申购单的填写是否按照规定填写完整、清
晰，检查申购单是否经过公司领导审批；
⑵通知物料管理人员核查申购物资是否有库存；
⑶接收申购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，库
存已超储积压的物资不采购的原则；
⑷对于不符合规定和撤销的申购物料应及时通知申购部门。
2.申购单的分发规定
⑴对于申购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；
⑵对于紧急申购项目应优先处理；
⑶无法于申购部门需求日期办妥的应通知申购部门。
3.采购周期的规定
⑴每月12——15号各部门提交申购单；
⑵采购周期不应超过每月17号；
⑶采购部如未能按时完成采购任务时应向领导说明原因；
⑷遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。
三、询价及其规定
1.询价前应认真审阅申购单的品名、规格、数量、名称，遇到问题应及时的与申购部门沟通；
2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；
3.对于紧急申购项目应优先处理；
4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理
或各种中介结构询价；
5.对于申购部门需求的物资如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；
6.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；
四、比价、议价
1.经成本分析后，研拟底价，设定议价目标
2.决定采购条件（向厂家详细说明名称、数量、规格、品质要求、交货期、地点等）
3.其他厂商价格是否较低
五、比价、议价结果汇总
1.比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；
2.如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。
六、合同的签订及其规定
1.合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。
2.合同正文应包含的要素
1)合同名称、编号、签订时间、签订地点；
2)采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技
术文件与确认图纸是不可分割的部分；
3)包装要求；
4)合同总额应含税，特殊情况应注明；
5)付款方式；
6)质量保证期；
7)质量要求及规范；
8)违约责任和解决纠纷的办法；
9)双方的公司信息；
10)其他约定。
七、合同执行及付款规定
1.合同执行
⑴已签订合同由采购部负责跟进、进行监督，如出现问题，采购部应及时
提出建议或补救措施，并及时通知申购部门及公司领导；
⑵已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；
⑶合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商
并签订补充合同。
2.付款规定
⑴按照合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写付款审批单巡签后
提交财务部付款；
⑵财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和
供货周期，遇特殊情况延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。
八、入库
⑴公司所有的物料入库前均应通过行政人资部门的检验或验收； ⑵已经验收的物料应及时的入库，并及时出具入库清单；
呈:总经理室 由:财务部 抄送:各部门
公司材料物资采购领用流程
为加强公司对采购与付款业务的内部控制,规范采购与付款行为,防范采购与付款过程中的差错与舞弊,根据企业内部控制规范及国家相关法律法规,制定本规范。
一、申请
仓储部或需用部门根据生产经营需要和储备情况提出采购申请,填写“王四食品物资采购申请单”,一式二联,申请单中注明采购的具体品种、规格、数量,经相关授权人员批准后,红联交采购部办理,所有采购统一归口采购部。所有采购申请单应由经办人、部门负责人、分管领导、分管采购领导直至总经理签字确认。具体要求如下:(一采购计划审批流程:(1原辅材料:单项金额在元以下的签批至分管采购的领导,超过元的,需由总经理签批。
(2办公用品:单项金额在2000元以下的签批至分管采购的领导,超过2000元的,需由总经理签批。
(3固定资产:均需由总经理签批。
(4包装物的采购,由仓储部负责人提出申请,经生产技术部审核后,再按规定流程报批。
(二采购计划申请:固定资产及低值易耗品由使用部门申请;常规需备货的包装物、劳保用品由仓储部申请;冻品、原酒、调酒用辅料、新产品用原辅材料、时令
产品及包装物由生技部申请;鲜活产品及新鲜辅料、配件由车间申请;专卖店销售产品由专卖店申请;进入流通的酒饮品由酒业公司申请;除招待用物资由行政部采购外,其他按流程审批后由采购部采购。
二、订购
采购部收到批准的采购申请单后,应与采购计划核对,并深入车间、仓库或销售部门进行调查,及时组织采购,货物采购应与供货企业签订合同,并将合同复印件送会计部门,原件送行政部,以便检查合同的执行情况。为防止盲目进货,计划外进货、合同外进货应严加控制,另行批准。
三、验收
采购合同签订后,应督促供应商按时供货。采购的货物运达后,分以下情况处理:(1生技部检验:主要原料和包装物来公司后,采购部及时填写报检单送生技部,生技部检验后把检验单返回采购部。
(2采购货物直接送至厂部总仓:需由仓储部门对照购货发票、送货单、合同副本等清点数量,检验质量。在送货单上签字确认并及时通知采购部,根据点验结果填写采购入库单一式三联,白联自存,绿联加签收的送货单送至采购部,红联送至财务部,以分别登记库存帐、会计帐。制单人与审核人需分别签名确认, 审核人为仓储部负责人。
(3采购货物直接送至各门店:需由各门店保管员对照购货发票、送货单、合同副本等清点数量,检验质量。检验合格后在送货单上签字确认,为确保数据及时准确,先通过照片上传至采购部,采购部确认后交仓储部填写采购入库单一式三联,白联自存,绿联加签收的送货单送至采购部,红联送至财务部,以分别登记库存帐、会计帐。制单人与审核人需分别签名确认,审核人为仓储部负责人。同时销售部及时开具调拨单将此批货物调拨至各门店,随后及时将送货单及发票送至采购部。
在验收过程中,如出现品名、规格、花式、质量、数量等不符合合同的,应如实做出记录,并填写书面报告并上报采购部;如有严重不符的,应提出拒绝验收。
四、领用(一正常销售
由销售部开具销货单一式六联并打印,送至财务部审核盖章,盖章后统计联财务部留存;存根联由销售部留存;仓储部根据仓库联审核发货,提货人员在仓库联签字确认,仓储部在仓库联加盖已发货印章并进行电脑审核;客户联交给客户;涉及欠款的会计联由客户签字确认后带回交给财务部;门卫联由门卫核对货物数量后留存。
(二调拨货物
1.各门店与厂部总仓调拨情况的处理:由销售部内勤开具调拨单一式六联并打印,送至财务部审核盖章,盖章后统计联财务部留存;存根联由销售部留存;仓储部根据仓库联审核发货,提货人员在仓库联签字确认,仓储部在仓库联加盖已发货印章并进行电脑审核;客户联交给拨入门店;会计联由拨入门店签字确认后带回交给财务部;门卫联由门卫核对货物数量后留存。调拨单由仓储部负责审核。
2.各门店间调拨情况的处理:由销售部内勤开具调拨单一式六联并打印,送至财务部审核盖章,盖章后统计联财务部留存;存根联由销售部留存;拨出门店根据仓库联审核发货,提货人员在仓库联签字确认,拨出门店在仓库联加盖已发货印章并进行电脑审核;客户联交给拨入门店;会计联由拨入门店签字确认后带回交给财务部;门卫联由拨出门店留存。调拨单由财务部负责审核。
(三其他业务
1.产品报损:由生产技术部开具报损审批单,财务部根据审批单开具销货单,红联交至仓储部,仓储部凭红联进行审核处理。
2.招待:由行政办开具招待用审批单,财务部根据审批单开具销货单,红联交至仓储部,仓储部凭红联进行审核处理。
五、退货(一正常退货
采购部在接到验收报告后,如发现货物的数量和质量不符合采购申请单要求,应及时函告或电告供货商。对于数量短缺的情况,通常要求供货商予与补足。对于质量问题,则应首先通知仓储部不得发放该批货物;其次决定退货或要求供应商给于适当的折扣。并分别填写退货单或红字验收单处理。
退货统一由厂部总仓负责处理。(二门店与厂部总仓调拨货物退货
1.各门店与厂部总仓调拨退货情况的处理:由销售部内勤开具调拨单一式六联并打印,拨出部门变为各门店。拨入部门变为厂部总仓。调拨单由仓储部负责审核。
2.各门店间调拨退货情况的处理:由销售部内勤开具调拨单一式六联并打印,拨出部门为退货门店,拨入部门变为原拨出门店。调拨单由财务部负责审核。
六、付款
收到供货企业转来的发票后,应送采购部复核,并与入库单、采购合同核对无误后,办理完相关审批流程后,交财务部办理结算付款手续。
财务部分管领导总经理