办公室档案资料员总结8篇(档案室资料员的工作总结)
总结是事后对某一时期、某一项目或某些工作进行回顾和分析，从而做出带有规律性的结论，它可以明确下一步的工作方向，少走弯路，少犯错误，提高工作效益，因此十分有必须要写一份总结。下面是范文网小编收集的办公室档案资料员总结8篇(档案室资料员的工作总结)，供大家赏析。
城建档案资料员职业资格考试（闭卷）
一、判断题（每题1分，正确的在题号前打“√”，错误的在题号前打“×”）。
1、资料预验收不合格的工程不得进行竣工验收。 √
2、进行竣工综合验收的最小的工程单位是分部工程。√
3、施工阶段和施工准备阶段的标志是是否取得《施工许可证》。 ×
4、总承包单位对分包工程的资料负有连带责任。 √
5、隐蔽工程必须先验收，合格后才能进行隐蔽。 √
6、施工单位应负责施工资料的管理工作，实行技术负责人负责制，逐渐建立健全施工资料管理岗位责任制。 √
7、工程竣工后，能全面真实反映建设工程项目施工结果的图纸，成为施工图。×
8、建设项目档案管理系统中并卷是指将二个或二个以上的案卷合并成一个案卷。
9、电子档案的存贮次序为“工程（项目）”、“案卷”、“文件”，并应分别建立相应的目录结构。
10、电子文件元数据就是描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。
11、建设电子文件归档与管理系统统包括两个类型，即建设系统业务管理电子
文件归档与管理系统和建设工程电子文件归档与管理系统。
12、建设电子文件形成单位与建设(城建)档案管理机构应对建设电子文件加强
前端控制，实行全过程的管理与监控，保证管理工作的连续性。
13、各类建设工程电子文件的具体收集范围可不按现行国家标准《建设工程文件归档整理规范))GB/T 的有关规定。
14、建设电子文件的分类应按照《城建档案分类大纲》进行。
15、建设单位在组织工程竣工验收前，提请当地建设(城建)档案管理机构对工程纸质档案进行预验收时，应同时提请对工程电子档案进行预验收。
16、适用于脱机存储电子档案的载体，按照保存寿命的长短和可靠程度的强弱，依次为:一次写光盘、硬磁盘、磁带、可擦写光盘等。
17、城建档案馆在接受建设单位建设工程电子档案后，应将其导入档案管理系统并补充有关著录数据，并及时刻录光盘。
18、建设工程文件和档案的管理和工程管理一样，都是工程建设管理的重要组成部分。
19、纸质档案页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案．可采用黑白二值模式进行扫描。 20、建设项目档案资料管理系统软件是工程项目建设过程中收集电子文件和电子档案应使用的工具。
二、单项选择题(每题1分,每题的备选项中，只有一个最符合题意，在答题括号中填写正确的答案)。
35、基坑工程施工过程中应进行隐蔽检查的项目，在（）前检查验收，填写《----隐蔽工程检查验收记录》，报监理单位审核签字。
A.完工 B.隐蔽 C.验收 D.竣工
36、（）的编制工作应由建设单位负责，建设单位也可以委托施工单位、监理单位、设计单位或其它单位来编制。
A.内业资料 B.竣工结算 C.工程决算 D.竣工图
38、某案卷中大多数文件属于一般文件，有少部分秘密文件，还有一份机密文件，则该案卷的密级级别为（）。
A.绝密 B.机密 C.秘密 D.一般文件
39、在建设项目档案管理系统中档案管理下的拆卷功能当你对一个案卷拆卷完成后，拆卷的文件存放在（）功能模块中。A.档案文件 B.档案管理 C.拆卷文件 D.档案移交 40、盖有红色印章的文件易采用哪种扫描模式（）？
A.灰度 B.彩色 C.黑白 D.反色
三、多项选择题（每题2分，每题的备选项中，有2个或2个以上最符合题意，在括号中将正确答案选项填写其中。错选或少选，本题不得分；全选对得2分）。
41、建设工程资料必须具备（）。
A.及时性 B.真实性 C.完整性 D.综合性 E.可溯性
42、工程档案保管的期限可分为（）三种期限。
A.一般 B.长期 C.短期 D.永久 E.长久
43、工程档案的保管密级可划分为（）三种。
A.秘密 B.保密 C.绝密 D.极密 E.机密
44、工程资料应根据不同的收集和整理单位及资料类别，按（）分别进行组卷。
A.建设单位资料 B.监理单位资料 C.施工单位资料 D.竣工图 E.检测单位资料
45、工程资料的卷内资料排列顺序应根据卷内资料构成而定，一般顺序为（）。
A.备考表 B.目录 C.封底 D.封面 E.资料部分
46、施工项目的承包形式一般有（）等。
A.项目总承包 B.施工总承包 C.设计总承包 D.专业施工承包 E.劳务施工承包
47、施工项目管理过程可分为（）等阶段。
A.投标签约 B.施工准备 C.施工 D.竣工验收 E.质量保修与售后服务
48、施工技术资料包括（）。
A.施工质量管理和竣工验收综合资料 B.分项工程检验批质量验收记录
2、视频文件常采用的文件格式是： AVI格式、MOV格式、MPEG格式 6
3、建设单位移交的电子档案包含两个文件包： 按案卷转化成PDF包文件和建设项目档案资料管理系统软件生成的档案移交数据包文件。
64、建设项目档案资料管理软件功能模块主要有那些： 工程文件、工程档案、图纸管理、表格管理、文件计划、系统管理。
65、建设电子档案迁移时必须进行 数据校验，保证迁移前后数据的完全一致。
五、名词解释（每题2分，共6分。）
66、建设电子档案
答：具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
67、数字证书
答：由国家认可的，具有权威性、可信任性和公正性的第三方证书认证机构（CA）进行数字签名的一个可信的数字化文件。
67、时间戳
答：使用数字签名技术产生的数据。签名对象包括了原始文件信息、签名参数、签名时间等信息。
六、简答题（每题3分，共9分。）
68、电子文件风险的成因有哪些？
答：1.传统文件风险与电子文件风险的叠加；2.文件生命周期全程风险的叠加；3.业务信息系统与电子文件管理系统风险叠加；4.技术转型风险与制度转型风险的叠加。6
9、电子文件长期保存格式应具有的什么特征？
答：1.支持真实性；2.格式透明；3.不绑定软硬件；4.格式自包含；5.格式自描述；6.固定显示；7.持续可解释；8.持续可用；9.可转换；10.易存储。
70、建设项目电子档案通过分析与整合,可以形成针对性强、综合性高的数据信息,这些数据信息同时还可用于哪些用途？
答：建筑工程标准符合性监督机构借助系统，可以评估企业和工程技术管理人员自觉按工程技术标准作业的信用水平和工程项目的质量安全风险。建筑工程质量安全监督机构基于质量安全风险分析数据，确定工程质量安全检查评估方案，并依法实施现场监督检查。同时建筑行业准入管理机构可把信用水平评估数据作为资质资格审查评估的客观依据。
凳寨小学档案资料员工作职责
一、热爱本职工作，积极钻研业务，做好档案资料管理工作，为教育教学服务。
二、要根据学校教学需要，及时收集为教育教学服务的有关教改信息、经验等资料，并主动推荐给教导处参考，以利教育教学改革。
三、要建立收文簿、发文簿、发文签收簿，做好来文、发文的收发、登记、签办、催办、归档工作。
四、要按时把学校所有的文件资料登记造册，分类归档。
五、期末要及时做好有关资料的回收管理工作，对损坏或丢失的资料要负责修补、寻觅。
六、教师借阅有关文件资料，应按正常手续登记并规定归还日期，如属保密类文件的借阅，需经校长批准。
七、要保持档案资料室的整齐、清洁，要做好档案资料的保管、保密工作，及做好防霉、防蛀、防盗工作。
资料档案管理员岗位职责
1.
2.负责公司所需标准、规范、专业书籍的采购、收集。 按资料、档案管理要求，对公司技术资料、检测报告、原始记录等文件分类、归档、登记、造册、统计、查阅、管理工作。负责文件、资料、档案的发放、回收和借阅登记。 负责定时查询标准、规范的更新、替换情况，及时申请采购、更新。
5.负责资料档案室良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防虫、防霉变、防污染和防有害生物等安全措施。 6.严格执行文件、资料、档案保密制度，对密级文件、资料均应按规定进行登记、管理。未经允许不得随意外借、复印及向其他人泄露档案内容。
7.负责对文件、资料、档案进行鉴定，提出处理过期文件、资料、档案的建议。
8.负责办理过期资料的回收、销毁。
资料员岗位职责
1、负责各种施工技术资料的收集、整理、申报、编号、归档和保管。
2、负责传达并落实省、市高指的有关指令。
3、为各施工队提供优质的咨询服务和技术指导。
4、复核各施工队所报的资料，经项目总工程师审核，项目经理签发后，报监理工程师签认。
5、传达监理工程师的指令。
6、组织各施工队相关人员完成竣工资料的编制。
3、文字档案管理制度。只要包括各类公文及事务性文书的写作、发放工作、内部规章制度的制定完善和其他文字资料以及路政档案卷宗写作和处理等工作。公文包括通知、通报、报告、请示、批复、意见、函及会议纪要等；事务性文书包括路政简报、调查报告、计划、总结及合同等；路政规章制度包括：章程、规定、条理、办法、细则、守则、规则、规程、简章等；路政管理档案和卷宗是指路政管理机构在路政管理活动中形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
五、内业资料收集流程及说明
1、资料管理程序申报项目经理总部资料申报施工队资监理工程师
2、资料流程 划分质量 单位、分部、分项工程 报监理 工程 评定单元 开工申请及附件 批 准 开工 现场 中间检 监理签 进入下道 分项工 检测 验申请 字认可 工序施工 程报验 监理工程师签发 工程计 监理工程师 支付计 计量 工程检验认可书 量资料 审查、审核 量申请 支付
3、资料分类体系
第一部分 质检资料
一、路基（按计量段落分开整理）
二、大中小桥、分离立交（按各桥分开整理）
三、通道（按各通道分开整理）
四、涵洞（按各涵洞分开整理）
五、跨线桥（按各跨线桥分开整理）
第二部分 计量资料
一、工程计量表（按月排列）
二、财务支付月报表及其附件（按月排列）
第三部分 试验资料
一、原材料试验（石灰、水泥、黄砂、碎石、钢筋、钢绞线、钢板、锚具、支座）
二、标准试验（混凝土配合比、砂浆配合比、标准击实）
三、路基试验（施工队自检压实度、灰剂量；项目经理部抽检压实度、灰剂量；监理抽检压实度、灰剂量）
第三部分 测量资料
一、导线点、水准点复测资料
二、路基施工放样资料
三、结构施工放样资料
第四部分 评定资料
一、分项工程评定资料（按单元划分方法分开整理）
二、分部工程评定资料
三、单位工程评定资料
第五部分 图纸、规范
一、施工图
二、通用图
三、变更设计图
四、其它补充图纸
五、招标文件规范、部颁规范、省、市高指有关规定及关于质量标准的文件
六、各期工程量清单
第六部分 来文发文
一、省市高指文件
二、驻地监理工程师通知
三、公司文件
四、项目经理部文件
1 目的与适用范围...1 2 制定依据...1
3 编制内容、顺序及分工...1 4 工程档案资料编制要求...1
5 工程档案立卷归档要求...3 6 工程档案存放.5
7 工程档案管理实行质量终身制...5 8 组织机构...5
9 检查...6
10 奖罚办法...6
11 附件： 附件1 公路工程竣工档案总目录...6
1 目的与适用范围
为规范公路工程建设项目的工程档案管理，加强工程内业资料编制质量，确保工程档案资料准确、系统、完整，以为工程交(竣)工档案的顺利验收和移交奠定基础,特制定本办法。
适用于公路项目经理部工程资料的归档与管理。
2 制定依据
交通部颁发的现行公路工程标准、规范、规程。
国家档案局《国家重大建设项目归档要求与档案整理规范》。
交通部2004年第3号令《公路工程(交)竣工验收办法》。
交通部交公路发[2004]446号《关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知》的通知。
黑龙江省交通厅《公路工程档案管理实施方案》()。
3 编制内容、顺序及分工
按照本办法附件1公路工程竣工档案总目录所示内容和顺序收集、整理。
第四部分由施工单位编制，第五部分由参建单位共同完成。
4 ……（ 数据的代表性。
签字盖章
①所有内业表格中的承包人、监理工程师、检测中心主任必须由本人填写，不得代签或漏签，并加盖名章；其他人员可签字不盖名章。
②开工报告、施工组织设计、图纸会审纪要、技术交底等成册资料封皮加盖公章。
③竣工成果表（工程汇总表格）必须用电脑打印，但负责人、监理签字需要本人填写，打印表格只允许用激光打印机。
5 工程档案立卷归档要求
档案数量及保管
由建设单位汇总成四套完整的档案，一式四套：一套由建设单位归档保管；一套交接养单位归档保管；一套交档案局归档保管；一套由施工、监理单位自行保管。
文件材料的整理、立卷
施工文件应按合同段、分期工程、施工工序、内容、时间排列组卷，各项施工原始记录按路线进行方向，施工工序排列组卷。施工单位归档文件目录详见附件2，每道工序所需存档内业表格详见附件3。
附属工程如房建、收费站等形成的文件材料，按城建档案管理实施办法立卷归档。（参照黑建规字[1990]第357号文件）。表格采用城建部门统一下发的最新表格。复印后即可使用。
照片、录音带、录像带、磁带（光盘、软盘）声像资料
⑴整理、立卷：公路工程建设中形成的照片、录音带、录像带、磁带（光盘、软盘）声像资料，按声像、照片、磁性载体档案管理规定、规范立卷归档。从立项到施工（隐蔽工程）到竣工及项目主要活动等，要全面反映项目建设的全过程，其中照片要按施工进展顺序和项目主要活动分别组成案卷，排列顺序。
⑵照片档案
①公路工程建设中形成的照片与底片一同放在专用的照片档案盒中保存。
②照片档案目录：包括照片题名、照片文字说明、照片编号。
照片题名：在尽量保证基本要素内容完整的前题下，将文字说明改写成照片题名，照片题名不超过50个字。
照片文字说明：包括事由、时间、地点、人物、背景及摄影者。
A.事由：照片影像所反映事件、事物的情由。
b.时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；
c.地点：被摄物所在的具体地点。
d.人物：照片影像上主要人物的姓名、身份。
e.背景：对提示照片影像主题具有一定作用的背景。
f.摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
照片编号：案卷内照片的顺序号
③不允许用数码相机拍照
④卷脊内容要与卷内目录内容相同。
⑶录音带、录像带、磁带(光盘)等归档的磁性载体文件
①必须是可读文件，无病毒，清洁，无划伤，内容完整、准确。
②归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明，必须贴上标签，一式两份（a、b盘），一份作为保存件，不得外借。
A.磁带（软盘、光盘）的套、盒上需标注带（盘）编号、软件名称、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。
b.录像带盒子上需标注带编号、片名、摄制单位、摄制日期、密级等标识。
c.录音带盒子上需标注带编号、片名、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期，密级，讲话时间等。
⑷照片、录音带、录像带磁带日期写法规定：如2007年5月21日应写成。
案卷装档规则
一般卷内文件装订成一册为一本案卷（一盒），也可一本案卷内装几册文件。
案卷应由案卷封面、卷脊、卷内文件目录、卷内文件和备考表组成，每卷内容排列顺序为：案卷封面—卷内
1、负责项目内部与工程本身相关的文件和外来文件的收发（包括安装部）、登记和传送相关人员审阅，并确保及时。
2、负责项目工程技术、管理资料及部分体系运行资料的收集和分类整理、编目保存，对其它方面的资料保管等均应符合公司及有关档案管理规定。
3、负责对项目部所使用的规范、规程、标准、图集的有关版本进行有效控制。
4、负责项目资料的借阅及质量记录的查阅，并填写文件（借）查阅登记表及定期收回。
5、负责工程资料的编制及汇总，每周报技术负责人审核。
6、工程中间验收后，十天内负责将技术资料交公司项目管理部审查，并对检查提出的问题及时整改、完善，工程竣工十天前将整理好的工程资料装订交质量监督站审查。
7、每月对项目资料进行自检二次，发现不齐全应及时 向经办人员催促并向技术负责人汇，确保资料与进度同步。
8、负责项目的复印及技术方面资料的打印工作，并负责对复印机、打印机的日常管理。
9、负责对晴雨表、统计图表的登记工作，保证准确、及时。
10、积极配合其它岗位的工作。
11、负责项目经理部技术公章的保管、使用，建立印章使用台帐。
12、及时完成领导交办的其它工作。 阅览室管理制度、阅览室只对本校教职工开放，外单位人员不经允许一律不得入内。
2、阅览人员入室阅读时，不得携带背包，不得随身携带书籍杂志，以免混淆。
3、书刊报纸只限在阅览室内阅读，不得携带出室。
4、阅览时要爱护书籍，不得在书刊报纸上涂改、勾画、圈点，不得撕损，不得剪摘，违者按价加倍赔偿。
5、阅览完后应将书籍及时放回原处。
6、阅览室内应保持安静，严禁在室内高声喧哗。
7、阅览室内应保持清洁整齐，严禁在室内吃食物，严禁在室内扔果皮纸屑，严禁随地吐痰。
8、阅览人员要服从图书管理人员的统一管理。
档案室管理制度
档案管理制度 档案管理办法 档案管理工作
１．按规定将档案分类排放、排列整齐。
２．保持档案室清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作。
３．档案室内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品，经常检查档案室消防器材。
４．非经允许，外人不得随便进入档案室。
５．管理人员做到人走加锁、关窗，妥善保管档案室钥匙，确保档案室安全。
６．熟悉档案室情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。对已破损和字迹退色的档案，应及时复制。
７．有档案室温湿度记录，掌握温湿度变化情况，进行分析，制定管理计划。
８．未经批准，任何人不准将档案带出档案室，更不准私自摘抄、外传，要严格遵守保密制度。
９．切实做好平时防范工作，做到人离灯灭，消除火灾隐患，保证档案安全
档案员岗位职责
⒈做好文书、声像档案的收集、整理、鉴定、统计、借阅工作。
⒉定期维护、清查，做好防鼠、防虫、防潮、防水、防盗等措施，遵守保密制度。
⒊每天记录一次库房湿度情况。
⒋负责档案的修复、复制工作。⒌做好档案交接工作，及时向科长通报文书档案工作情况。
⒍督促、协助、指导各有关部门档案的收集、整理、归档工作。
⒎对应销毁的档案及时清理、造册，按保密制度进行销毁，做好善后工作。
⒏搞好档案的开发、利用，服务态度好，并做好各项统计工作。⒐完成领导交办的其它任务。
档案管理人员岗位职责
一、认真执行档案管理相关的各项规章制度。
二、负责基建档案的收集、整理、归档等工作。
三、各种资料应分类存放，标志明显，排列有序，作到查找迅速、准确。
四、严格档案查、借制度，认真办理借阅登记手续。
五、借阅人员如有涂改、圈划、打叉、折剪、污损等行为者，应及时严肃处理。
六、复印有关材料，需经主任批准，由档案人员办理，按有关规定收取费用。
七、努力学习业务知识，不断提高档案管理水平，提供优质服务。
人事档案管理人员工作职责
添加时间：2008-2-25 12:14:39 1139
一、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，不断提高业务水平和工作能力，积极为干部人事工作服务。
二、保护档案的安全，不得擅自转移、分散和损坏干部人事档案。
三、严格遵守党和国家的保密制度，不得擅自向其他人提供档案或提供档案内容。
四、坚持党性原则，严格按照档案工作的各项规章制度办事。
五、档案管理人员要尽心尽职，按照本单位的干部人事档案管理范围，将档案材料归入档案。如发现上级部门或其他部门管理的干部的档案材料，要尽快送交其所属单位归档。严禁扣押或无故拖延转递干部档案材料。工程档案管理制度
一、总则
一、为了加强TQ－04标段档案的收集、整理、立卷、归档管理，充分发挥档案在经营管理、施工生产中的作用，根据《江苏省高速公路建设项目档案管理规范》以及有关各类档案管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本档案管理制度，确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性，达到“建一流交通工程，创一流工程档案”的目标。
二、档案工作是企业管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各分部应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作，把此项工作做为考核本分部工作的一部分。
三、档案管理体系与职责
经理负责档案的全面工作，工程技术档案，由项目总工主管。项目经理部诚恳接收通启高速公路建设总指挥部的指导和检查。
（一）主管经理
1、组织经理部、分部技术部门，贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检查。
2、负责档案工作的总体安排，定期检查档案工作。
3、布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。
（二）档案管理室
1、档案管理室由工程部负责，贯彻执行本制度统一管理档案。
2、负责检查和协助各分部及有关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。
3、对各分部档案管理的质量好坏，给予奖励和处罚。
4、参加建设项目竣工及重要设备开箱的文件材料验收工作，专职或兼职档案管理员必须参加。
5、工程技术档案由项目总工负责，由工程部主任根据《公路工程竣工验收办法》或合同中规定要求进行收集组卷，移交通启高速公路建设项目档案室，并办理移交手续。
（三）各分部
1、各分部接收档案管理室的业务指导和检查，在工作中接收主管领导和档案管理室负责人的领导。
2、档案管理员对接收的档案进行分类，编号，登记，统计和日常必要的整理。
四、经理部、分部应加强对档案工作的领导，由分部经理领导分管分部此项工作。并应将档案工作纳入工程计划管理之中，纳入施工管理及考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制，建设项目专职档案或兼职档案员要参加工作例会和工程质量评定会，参加设备开箱、参加各单项验收和工程项目总验收。
二、文件材料的形成、积累、整理、归档和移交
一、高速公路建设项目文件材料要字迹清楚，图画整洁，签署完备，文件材质优良，不得用易褪色的书面材料书写、绘制。归档文件材料应为原始件。
二、做好施工记录、检验试验记录、交工验收记录和各种表格汇总签证施工组织设计、图纸会审记录，施工日志，变更设计报告，设计变更通知单，开工报告，施工技术总结等，按规定在工程竣工验收前编制好竣工图，并加盖竣工图章，由施工单位负责人审核签字。
三、在职责范围内做好与高速公路建设项目有关的文件材料的收集、积累工作，按《江苏省高速公路建设项目文件材料归档范围内及保管期限表》的要求将具有查考利用价值的各种形式与载体的文件均收集齐全。
四、高速公路建设项目形成的全部文件在归档前必须进行系统整理。其分类组卷做到科学合理，充分保持卷内文件有机联系，归档案卷要符合《江苏省高速公路建设项目档案、案卷质量标准》的要求，分类编号方法依据《江苏省高速公路建设项目档案分类编号表》执行。
五、编制档案总目录，分目录，移交单位和接收单位目录。归档的案卷质量必须符合下列十条标准。
1、归档文件、齐全完整；
2、分类清楚，保持联系；
3、题名确定，容易查找；
4、卷内排列，系统条理；
5、保管期限准确；
6、密级划分恰当；
7、蓝图折叠，符合要求；
8、卷皮书写，正楷整法；
9、案卷装订，整齐美观；
10、声像资料，清楚清晰。
六、在高速公路建设项目完成后三个月内将项目档案文件向建设单位移交、归档。
七、向管理单位移交时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容，案卷数，图纸份数，并有完备的清点、签字等交接手续。
八、负责对全部工程归档文件的汇总整理，并根据江苏省高速公路档案分类编号体系完成案卷的编目工作。
深圳市建力建设监理有限公司
档案资料员岗位职责
1、负责工程技术档案的整理、编目工作，向市城建档案
有关建设单位报送审查。
2、负责施工图纸资料的日常管理、分发、借阅、归档、销毁（经上报市有关部门批准后）等工作。
3、组织或抽查各单位在工程交工验收前的收集、整理编
目和归档工作，以及按时向档案部门移交档案资料（即年底初步进行清理归档并移交清理单，每年三月份前移交完上一年所形成的档案）。
4、按照档案集中保管的原则，督促各监理组的工程技术
档案在交工验收后，送一份交公司工程档案室统一保管，以备查阅。
5、参加公司和各单位交工验收会议，负责审查工程交工
验收资料。
6、按深圳市城建档案工作检查及考评办法的要求，搞好
档案室“业务建设”，完成检查、考评任务。
一、城建档案信息化建设
（一）信息化建设的概念
（二）信息化建设的目标
（三）信息化建设的原则
（四）信息化建设的内容
（五）信息化建设的要求
（一）信息化建设的概念
? 是指依据城建档案信息化的标准规范体系，通过运用现代信息技术，配置计算机辅
助管理设施和专业人员，以城建档案网络系统为平台，建立和完善城建档案信息资源库，对城建档案信息资源进行全面收集、科学管理，为社会提供方便、快捷、全面、系统的信息利用服务。
（二）信息化建设的目标
? 城建档案信息化建设的总体目标应以数字化城建档案管理机构建设为方向，以城建
档案管理网络化建设为基础，以数字信息资源建设为核心，以城建档案信息资源的集成、可视化利用为目的，逐步建立起物理分散、逻辑集中、数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化、富有特色的档案信息资源体系和社会服务体系。
（三）信息化建设的原则
? 城建档案信息化建设工作应与城乡建设和经济发展相适应，应与本地区的信息化工
作相协调。
? 城建档案行业主管部门应制定信息化工作专项规划，城建档案管理机构应制定实施
计划，做到统筹规划，分步实施。
? 信息化建设应做到应用技术先进、成熟，经济上合理可行，系统安全稳定可靠。? 信息化建设应积极采用国际、国家标准，逐步建立城建档案信息化标准体系和管理
规范，与电子政务系统协调建设，资源共享。
? 用信息化手段为城市社会、经济、文化的发展提供高效、优质、快捷的专业化服务，满足政府、公众对城建档案使用的需要。
（四）信息化建设的主要内容
? 基本内容主要包括：
档案工作管理技术手段的现代化
? 主要内容是：
计算机技术的运用
（五）信息化建设的要求
? 城建档案的形成、保管单位应根据信息化建设工作的需要配置计算机设备、软件与
网络设施，设置相应的岗位和管理人员，并建立计算机网络、设备、软件和数据库的运行管理制度，以及计算机系统和数据的安全、保密制度。
? 城建档案的形成单位应建立收集和移交电子档案的制度，并应明确专人负责电子文
件的积累、鉴定、著录、归档等工作，保证电子文件的原始、真实、完整、安全、及时整理形成电子档案。
? 城建档案管理机构应积极创造条件接收电子档案，重视和做好电子档案的保管和迁
移工作，保证电子档案在保管期限内完整、真实、可用。
? 城建档案管理机构应定期对内部工作人员和城建档案形成单位的档案业务人员进行
信息技术和相关法律法规及标准的培训。
? 城建档案管理部门应建立自己的档案网站。网站应提供政策法规、办事指南、开放
档案目录查询等基本功能。
二、城建档案管理系统
（一）城建档案管理系统建设的要求
（二）城建档案管理系统的功能
（三）全省城建档案系统统一推广使用深
圳伟图公司城建档案管理系统软件
? 前端收集软件：
建设工程电子文件归档与管理系统
（房屋建筑、市政版）
湖北省建设工程网上注册登记系统
? 档案接收与管理：
城建档案综合管理系统
城市建设声像档案管理系统
城建电子文件管理控制中心系统
? 档案利用：
城市建设信息分析统计系统
? 历史档案数字化
馆藏档案数字化加工系统
建设工程电子文件归档与管理系统
（房屋建筑、市政版）
系统主要特点：
? 依据国标《城市建设档案著录规范》(GB/T-2001)、《建设工程文件归档整理规
范》(GB/T-2001)，以及《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T 117）、《湖北省建设工程竣工档案编制及报送规定》（鄂建［2010］92号）等其他相关法规条文对施工资料的要求，一方面实现了施工技术资料收集和整理，确保了施工资料的完整性、准确性和系统性；另一方面实现了实物档案与电子文件同步归档。
? 系统具有工程管理、文件登记收集、组卷、移交等功能，档案组卷模块具有辅助组
织电子卷以及自动生成并打印标准的案卷封皮、卷内备考表、卷内目录等功能；实现了实物档案可对应已组好卷的电子档案进行打印，缩短整理时间，规范了档案整理工作，而且避免在整理过程中文件的遗失、遗漏。
? 系统具有工程施工资料统一用表的编辑功能。所有的用表包括：建筑工程、城镇道
路工程、给水排水管道工程、城市桥梁工程等。
? 系统实现以城建电子文件为依据的实体档案归档体系。各种实体档案的原件稿可从
系统中打印，然后签章归档，从而杜绝了档案缺失、补制或伪造现象，缩短了实体档案的收集、整理、移交时间，确保实物档案的真实、可靠、完整、系统。
? 系统采用前端控制原则实现了工程电子文件的收集，确保归档范围内的全部电子文
件在形成时期的真实、可靠、完整、安全、可读；
? 系统采用XML传输，对归档的电子文件在传输过程加密，有效地防止对电子文件的损伤和破坏。
? 系统界面友好，风格统一，操作简便、易学。
（四）建设工程电子文件数据接收系统
? 实现工程报建登记、任务分配、业务指导
功能
? 实现电子文件接收功能，提供建筑工程竣
工工程应交电子文件模板编辑功能
? 实现按工程项目对电子文件的管理功能
湖北省建设工程网上注册登记系统
城建档案综合管理系统
软件主要功能与特点:
? 系统实现了城建档案管理过程中各个关键环节的集中、协调、无缝管理与动态监控，即实现了建设工程的项目（工程）报建登记、档案管理业务指导、工程档案专项验收、竣工档案送审、案卷整理、档案审核、档案移交、档案入库审核、档案著录与编目排架、电子文件存放位置自动著录、档案统计、总目录与分类目录查询、编制并打印手检工具、档案查询检索、档案利用、档案销毁等档案管理全过程的计算机集成化管理；
? 系统的著录界面与著录格式严格依照国标《城市建设档案著录规范》编制；档案移
交审核、案卷名称、卷内目录等的著录严格按《建设工程文件档案整理规范》编制，从而实现了对“两个规范”的完整执行。
? 系统通过高度的智能识别，实现了城建档案项目级、工程级、案卷级、文件级及卷
内电子文件浏览的集成化著录与管理；
? 实现了多种查询方式,可以对不同级别的著录信息进行横向查询、纵向查询、跨类查
询；
? 具有业务指导和档案管理部门中相关统计表格、管理表格的生成与输出到Excel功
能，利于自行编辑、打印；
? 实现了城建档案送审报盘数据接收功能（报盘数据格式为Excel格式，可实现项目、工程、案卷、文件级的数据接收功能）；系统预留施工企业电子文件归档数据的接收功能；
? 具有电子档案阅读器功能，支持各类电子文件及照片的查询与管理；
? 提供高度安全的体系结构，提供严格的管理权限功能；全部数据实现网络化管理； ? 系统完全采用开放式数据结构/接口设计，用于数据共享与数据交换，有利于数据库
平台更换、升级、功能扩充。
城市建设声像档案管理系统
系统主要特点：
? 系统通过高度的智能识别，实现了城市建设照片档案的工程信息、案卷信息、照片
组、组内单张照片以及照片电子文件浏览的集成化著录与管理；
? 系统以电子文件为管理单位,照片以文件的形式独立存放；本系统支持照片直接扫
描，数码等照片的批量导入功能，同时系统提供了自动建立照片电子文件标引及存放路径；
? 在著录过程中，系统记录了照片元数据，提供了照片元数据查询功能；所有的著录
内容（包括备注）都可以方便的进行模糊或精确查询；
? 系统人性化的设计，以及批量导入等功能，可以大大提高照片档案的著录速度； ? 系统实现了按工程、案卷、照片组、单张照片多种检索方式，符合查找条件照片可
以实现以缩略图多张显示，以幻灯片自动播放，从而快速找到特定的照片；? 可以根据查询条件，打印传统式的卡片及照片说明；
? 提供了裁剪、复制、注标记、更新等照片编辑功能；
? 具有高度安全的体系结构，设有严格的管理权限，数据操作与查询权限界定针对每个模块；
?提供了照片档案的动态统计信息及制作照片档案馆藏手检工具功能；
? 可以灵活导进、导出数据及照片，用于交流或专题编纂。
城建电子文件管理控制中心系统
城市建设信息分析统计系统
馆藏档案数字化加工系统
《馆藏档案数字化加工系统》
? 是“数字城建档案馆”工程的重要组成部分，它将满足“数字城建档案馆”对电子文件
著录与描述、检索与确认、文件资源管理、电子文件真实与完整性保护及电子长期保存的要求。
三、电子文件与电子档案管理
1、电子文件与电子档案概述
2、电子文件的特点及其影响
3、电子文件的收集与积累
4、电子文件整理与归档
5、电子档案的验收与移交
6、电子档案的管理与利用
7、电子档案的安全与防范
1、电子文件与电子档案概述
电子文件与电子档案的含义
电子文件（Electronic Records）
? 是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。这个含义有四层意思，一是电子文件是能被计算机识别和处理的文件；二是电子文件需按一定格式存储在特定的存储载体上；三是电子文件可在网络上传送；四是电子文件是一组数字代码序列。
电子档案（Electronic files)
? 是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。这一含义有四层意思，一是电子档案是己归档的电子文件；二是电子档案具有保存价值；三是电子档案要按一定方法整理，而不是杂乱无
章的电子文件；四是电子档案还应该包括与之相适应的软件、参数及相关数据。? “电子档案”就一般理解而言，是指作为“档案”而被档案部门接收和保存的电子文件，归档后就为电子档案。
具体来说就是：电子档案是指国家机关、社会组织和个人在社会活动中，通过使用现代化设备所成形的，有一定保存价值的，且能被相关设备所识别和信息再现的各种类型的电子代码序列。
电子文件的来源
1、建设系统业务管理电子文件
2、建设工程电子文件
电子文件与电子档案管理的基本要求
? 一是档案形成单位应制定电子文件管理制度和技术措施，明确规定本单位电子文件
归档的时间、范围、方式、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、元数据、检测数据等归档要求，确保归档电子文件的质量。
? 二是档案形成单位档案机构工作人员应对电子文件的形成、收集、积累、归档及归
档后电子档案的保管、利用实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性，确保电子文件档案的真实性、完整性、有效性和安全。
? 三是电子文件形成部门和个人应积极协助和支持本单位档案机构开展电子文件归档
管理的日常监督、指导及电子文件档案的保管、利用等工作。
? 四是城建档案管理机构配置的计算机等数字设备和应用软件，应能有效读取归档的电子文件。
? 五是档案形成、保管单位应确保电子文件真实性、完整性和有效性。
? 六是电子文件形成部门和个人应将已归档的电子文件保存至少1年。
? 七是归档的电子文件和电子档案应定期备份。
? 八是城建档案管理机构应对工程档案、业务管理档案形成单位电子文件的归档与管
理工作进行监督和指导，并适时组织检查。
2、电子文件的特点及其影响
? 电子文件的特点
? 一是电子文件是数字化的、具有非直读性的信息
? 二是电子文件的形成、传输、存储、利用都必须依赖于相应的设备
? 三是电子文件的信息与载体相分离
? 四是电子文件物理结构与逻辑结构不一致
? 五是电子文件依赖于元数据
? 六是电子文件信息能共享但不安全
? 七是电子文件能保真
? 八是电子文件易修改
? 九是电子文件能实现逻辑归档
电子文件特点对管理的影响
一是电子文件特点对管理的方便性
二是电子文件特点对管理的困难性
3、电子文件的收集与积累
? 电子文件收集积累的范围
? 电子文件收集积累的要求
4、电子文件的整理与归档
? 电子文件在归档前需进行整理，才能移交档案部门保存和利用
? 建设电子文件的整理、鉴定、归档、检验、汇总等应按照《湖北省建设工程竣工档
案编制及报送规定》（鄂建［2010］92号）和《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117）的规定执行。
5、电子档案的验收与移交
? 建设系统业务管理电子档案的移交
? 建设工程电子档案的验收与移交
6、电子档案的管理与利用
电子档案的管理
? 电子档案的保管、存储、迁移、利用、鉴定、销毁、统计等管理应按现行行业标准
《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117）的规定执行。
电子档案的保管
电子档案的有效存储
电子档案的迁移
电子档案的鉴定销毁
电子档案的统计
电子档案的利用
?电子档案保管单位应编制各种检索工具，提供在线利用和信息服务。
? 利用时必须严格遵守国家保密法规和规定，凡利用互联网发布或在线利用电子档案
时，应报请有关部门审核批准。
? 对具有保密要求的电子档案采用联网的方式利用时，必须按照国家、地方及部门有
关计算机和网络保密安全管理的规定，采取必要的安全保密措施，报经国家或地方保密管理部门审批，确保国家利益和国家安全。
7、电子档案的安全与防范
? 计算机系统的安全与防治措施
? 加强技术措施，确保电子文件与电子档案的安全
? 提高电子文件制作及管理人员的素质
收发档案员岗位职责
主要职责与工作任务：
1、负责公司档案和资料的收集、整理、管理、借阅：
2、负责制定、完善档案管理制度，编制档案检索工具；
3、负责所有收文的登记、编号、保管；
4、负责公司声像、电子文档的管理；
5、负责业主、集团公司、监理、项目部会议通知的通知和登记；
6、负责业主、集团公司、监理单位的来文登记和发文；
7、完成办公室主任交办的其它各工作。
资料、档案员岗位职责
1、负责对公司各项目部的工程技术、质保资料管理工作，并负有指导、督促、检查的责任。
2、负责对各项目部工程技术、质保资料的审核工作，配合项目部资料员将合格后的资料进行备案、存档工作。
3、负责统计公司每月的施工进度报表，并及时报集团公司。
4、负责接收、整理、保管公司的工程资料（技术、质量、安全）档案，进行统
一、集中管理，对移交归档的资料案卷进行验收、分类编号，使案卷归档系统化、统一化。
5、平时负责检查、监督、指导各项目部资料员对工程技术、质保资料的收集、整理、立卷工作，确保资料案卷的质量及真实性。
6、在公司领导下进行每月的综合检查工作。
7、负责档案借阅的登记工作。
8、完成领导交办的其他工作。
山河建设集团（新疆）有限公司